IT資産管理とは、組織が保有するハードウェアやソフトウェアといった情報技術資産(IT資産)を管理すること。目まぐるしく変化するビジネス環境において、対象となる資産の量も種類も増加する中、セキュリティ対策、コンプライアンス強化の面でも重要度を増しています。当記事では、その目的と必要性、効率的に行う手法について解説します。
IT資産管理の定義
IT資産管理とは、企業や団体が保有するハードウェアやソフトウェアなどITに関連する資産の状況を把握し、運用管理することです。適正な管理によって、組織はIT資産を最大限に活用し、コストを最小限に抑えることができます。
IT資産管理の具体的な対象物
ハードウェア
IT資産管理を行う上で最も基本的な管理対象となる資産です。
コンピューター、周辺機器等のハードウェアを運用管理する際には、単に台数、その使用者を数えるだけでなく、発売年やCPU、メモリーといったスペック情報も把握することが必要です。また、経年劣化による損傷の可能性も考慮し、購入した年を記録しておくことも大切なポイントです。
■パソコン ■サーバー ■USBメモリ ■タブレット ■スマートフォン
■マウス ■キーボード ■プリンター ■モデム など
ソフトウェア
アプリケーションソフトウェア、オペレーティングシステム、データベース管理システムなど、コンピューターで実行されるプログラムやシステムが対象です。どのPCにどのようなソフトウェアがインストールされて使われているのかを調査する必要があります。
ハードウェアとは異なり、バージョンアップや削除など状況が変化することが多いため、目視での管理はかなり負担が大きい作業です。手作業ではなく、IT資産管理ツールを利用することで効率的に把握できるようになります。
■OS（Windowsなど） ■アプリケーション（エクセル、Officeなど）
ライセンス類
ライセンスとはソフトウェアの使用権を意味し、これもIT資産に含まれます。ライセンス管理では、使用権を保有していることの証明と、使用権を遵守したソフトウェアの利用が求められます。
どのライセンス契約で購入したソフトウェアをどのPCにインストールして使用しているかを把握する必要があるため、ハードウェア、ソフトウェア管理と紐づけて確認します。これは、ライセンス違反を防ぎ、法的な問題を回避するためにも不可欠です。
■利用できる端末数 ■インストールできる回数
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IT資産管理が注目される背景
IT資産管理が注目される背景には、「DX推進」と「働き方改革」があります。
DX推進の基盤としての役割
デジタルトランスフォーメーション(DX)の推進には、業務効率化やデータ活用などのために必要なITツールの整備が基盤となります。
自社が持つIT資産、すなわちパソコン、ソフトウェア、利用中のサービスなどを把握していないと、新たに導入すべきツールやシステムを判断することができません。
適切なIT資産管理を行うことで、既存システムの見直しや、ムダなコストや業務改善すべき点を発見でき、DXの円滑な推進につながるでしょう。
働き方改革の実現
IT資産管理は、働き方改革の実現にも寄与します。自社のIT資産によって、多様な働き方(テレワークなど)を実現できるかどうかを判断できるようになります。
IT資産の適切な管理により、必要なITツールの過不足を素早く把握でき、新しいツールを導入する際の意思決定をサポートできます。
また、IT資産管理システムには、従業員の勤怠状況や操作ログを把握できる機能が含まれているものもあります。この機能を使用することで、従業員の実際の勤務状況を具体的に把握でき、残業や労働時間の最適化にも役立てることができます。つまり、働きやすい環境整備にも貢献できるのです。
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IT資産管理の目的と必要性
IT資産管理とは、IT資産にかかるコストの最適化、セキュリティ対策、コンプライアンスの強化を目的として行われます。その具体的な内容について説明します。
IT資産にかかるコストの最適化
IT資産を管理する目的の一つは、企業が所有するIT資産の状況を正確に把握し、効率的に運用することにより、これにかかるコストを最適化することにあります。
例えば、新入社員に対して新たにPCを割り当てる際に、自社で保有する端末の数を把握できていなければ、余分なPC(遊休資産)があるにもかかわらず、新たに購入してしまうことになりかねません。
コンピューターの場合は、実物があるため簡単に数えることができますが、ソフトウェアの場合は実態がないため管理が複雑です。それぞれのコンピューターに異なるソフトウェアがインストールされている可能性もあり、一つひとつのコンピューターの中身を正確に管理する作業は容易ではないでしょう。
また、導入済みのソフトウェアが持つ機能の内容も正確に把握できていなければ、同じ機能を持つ複数のソフトウェアを誤って導入してしまうケースも考えられます。ライセンスに関しても同様で、余っている権利があるにもかかわらず、新たに購入してしまう可能性があります。
このように、すでに社内にある資産を把握していないことが原因で無駄なコストが発生するといった事態を未然に防ぐために、IT資産管理は必要不可欠です。
セキュリティ対策の強化
IT資産を適切に管理することで、セキュリティ上のリスクを軽減できます。例えば、企業が所有するPCに古いOSや、アプリケーション、またはウェブブラウザがインストールされていると、マルウェア攻撃などセキュリティの脆弱性に対する脅威が高まります。
そのため、未更新のコンピューターの数や保管場所を正確に把握し、定期的に更新する必要があります。IT資産管理をしっかり行っていれば、脆弱性が見つかった場合に迅速なアップデートが可能です。
さらに、USBメモリーやハードディスク、スマートフォンなどの外部記憶デバイスを使用する際には、情報漏えいが起こらないよう、どんな外部記憶装置をだれが使用しているのかを正確に把握する必要があります。セキュリティ対策を強化するために、徹底的なIT資産管理は欠かせません。
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コンプライアンス、ガバナンスの強化
ソフトウェアのライセンス(使用権)を厳格に管理することは、コンプライアンス、ガバナンスの強化につながります。
例えば、企業内で不正コピーされたソフトウェアを使用したり、購入したライセンス数以上のPCにインストールして使用したりすると、ライセンス違反になります。これによって、当該ソフトウェアの使用差し止めや罰金などの制裁を受ける可能性もあり、不正利用によって企業の社会的な信頼を損なう恐れもあります。
このような問題を避けるために、ライセンスの内容を正確に把握し、日頃からIT資産管理をしっかりと行うことが必要です。
IT資産管理で得られるメリット
IT資産を正確に把握することで、コストの最適化、セキュリティの向上、コンプライアンスの強化といったメリットを享受できます。また、DX推進、働き方改革にも寄与し、柔軟性を持った働きやすい環境の実現にもつながります。
つまりIT資産管理とは、企業の成長戦略に不可欠であり、無視できない役割を果たす取り組みと言えるのです。
IT資産管理の課題と効率化の手法
従来、IT資産管理というと、Excelなどを用いた台帳での管理が主流でした。ただ、管理台帳を用いても「作成した当初のままで、定期的に情報更新ができていない」「手作業で入力するためミスが生じて正確性に乏しい」「台帳のメンテナンス対応に人的リソースを割けない」というケースも往々にして見受けられます。
IT資産管理の目的を達成するには「収集した情報は正確かつ最新であること」が求められます。Excel等への手入力による台帳管理には限界があると言えるでしょう。
課題解決には、IT資産管理ツールの利用が有効な手段に挙げられますが、面倒な管理業務は代行サービスに委託してしまうこともおすすめです！
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