ペーパーレスとは？取り組み例やメリット、推進のポイントを紹介

近年、ペーパーレスへの動きはますます加速、活発化しています。その背景には環境への配慮、働き方改革の推進、電子帳簿保存法の改正など、さまざまな要因があります。当記事では、企業におけるペーパーレス化の具体的な取り組み例や導入のメリット、推進するためのポイントを紹介します。ペーパーレスを成功させ、業務効率化につなげるために、ぜひお役立てください。

ペーパーレスとは？

ペーパーレスとは、従来の書類や文書を印刷する代わりに電子化し、データとして管理・保存することを指します。書類・資料などを電子化して活用することで、業務効率化やコスト削減を図ることをペーパーレス化と呼びます。

ペーパーレス化は、ビジネスシーンだけでなく社会全体にも広がっています。例えば、本や雑誌の電子書籍化、コンサートなどの紙のチケットも、電子チケットが普及するようになりました。これらの例も広義でのペーパーレス化と言えます。

ペーパーレス化推進の背景

ペーパーレス化が推進される背景にはいくつかの要因があります。
まず第一に、環境への配慮が挙げられます。ペーパーレス化は紙の使用量を大幅に削減し、環境負荷の軽減が期待できます。
また、デジタル化で業務効率が向上することによって、柔軟な働き方が可能になります。これは政府が推進する「働き方改革」にも大きく関係することです。
ほかに、電子帳簿保存法の改正も少なからず影響しています。2024年1月から電子取引のデータ保存が完全義務化されたことで、企業はデジタル文書の保存・管理に積極的に取り組む必要があります。
これらの要因から、多くの企業や組織がペーパーレス化を推進しています。

豆知識

【電子帳簿保存法(電帳法)とは】
各税法で原則紙での保存が義務づけられている帳簿・書類について、一定の要件を満たした上で電子データでの保存を認めた法律です。

ペーパーレスの対象となる書類

ペーパーレスの対象となる書類には、主に下記が挙げられます。

・稟議書、申請書、報告書　・伝票、帳票、契約書
・会議資料、保管書類　　　・給与明細

ペーパーレス化の取り組み例

ペーパーレス化の取り組み例としては、以下のような具体的な方法が挙げられます。

文書の電子化・クラウドストレージの導入

社内文書、紙の資料をスキャンし、電子データとしてクラウドストレージに保存、活用します。会議資料や業務マニュアルは紙の配布ではなく、PDF等の電子フォーマットで共有することになります。これらを閲覧する際には、各人がノートパソコンやタブレット端末を用いてオンライン上で確認します。

スキャン代行サービス｜株式会社BOD

BODでは、紙資料のスキャン／PDF化のみならず、書類の仕分けからスキャン後のデータ加工まで一連の流れとして代行可能です。情報の適正な保管と活用を促進し、データ志向の業務環境を実現。ペーパーレス、DXを検討中の企業様におすすめです。

電子メールやチャットツールの活用

文書のやり取りや社内コミュニケーションにおいて、電子メールやチャットツール、社内SNSを利用することで、紙の使用を削減します。

オフィス機器利用の工夫

資料を印刷する際に、両面印刷や縮小印刷を用いることで紙の枚数を大幅に減らすことができます。また、会議時には参加者に配布する紙資料をやめ、プロジェクターを活用します。

Web会議(オンライン会議)の活用

zoomやGoogle Meet等を用いたWeb会議の活用です。会議資料は紙ではなく、クラウド上でデータを共有します。会議時には、参加者の「画面共有」をすることで、参加者全員が同じ資料を見ながら進行することができます。

電子契約システムの導入

電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用し、電子契約(紙無しの契約)を締結します。電子契約システムには、契約書の作成から締結まで一元管理できるものなどさまざまな種類があります。導入の際は、自社の業務課題を可視化し、求める機能が搭載されたツールを選択することがポイントです。

これらの取り組みを組み合わせ、ペーパーレスを進めることで、環境負荷の軽減や業務効率の向上を実現することができます。

タイムスタンプとは｜電子帳簿保存法の改正で不要になるの？

電子契約サービスの中には「電子署名」の他に「認定タイムスタンプ」が付与されるものがあります。この記事では、タイムスタンプが必要とされる理由、付与の仕組みと流れ、電子帳簿保存法の改正による緩和要件について解説します。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化の推進によって得られるメリットについて、ご説明します。

業務効率化

紙の書類を電子化すると、データの検索性が向上するうえに、文書作成も効率的に行えます。また、電子化することで書類の承認プロセスもスムーズになります。例えば外出先や出張中であっても自身のパソコンやスマートフォンでその内容を確認できるため、場所を選ばず業務が進められます。よって、業務効率化が見込めます。
また、文書の電子化は昨今、声高に叫ばれる「DX推進」の第一歩とも言えるでしょう。

「DX推進」初めの一歩、文書管理とは？その目的と重要性を解説

ビジネスで使う文書が適切に管理されていれば、必要な書類を素早く見つけて使うことができ、業務遂行もスムーズです。文書の電子化、ペーパーレス化というDX推進が叫ばれるバックオフィス業務。未来を生き抜くために、文書管理の正しい方法を解説します。

セキュリティの強化

紙媒体での業務の場合、破棄・紛失のリスクがあります。一方、電子データで保管し、バックアップ対策も整えれば、破損や紛失のリスクが軽減されます。データの閲覧権限やパスワード設定によって情報漏えいのリスクも低減します。ペーパーレス化は情報のリスクマネジメントという観点でも大変効果的です。

コスト削減

ペーパーレス化により、コスト削減も期待できます。紙の使用に伴う印刷代や郵送代、複合機の維持メンテナンス費などが削減されます。また、電子データなら保管場所の確保や保管費用、ファイリング・封入封緘といった従業員の手作業にかかる費用も不要です。よって、人件費も大幅にカットすることができます。

多様な働き方に対応

従来の紙ベースの文書管理の場合、書類を作成するため、印鑑による決裁のため、といった理由でオフィスに出向く必要がありました。これらの業務は文書の電子化によりオフィスに行かなくても遂行可能です。つまり、テレワークの促進につながり、柔軟な働き方が実現できます。これは政府が推進する「働き方改革」にも寄与することです。

オフィスの省スペース化

ペーパーレス化により、従来のファイルキャビネットや書類棚が不要になります。大量の書類を保管していたスペースが解放されることで、会議や打ち合わせに利用できるスペースに展開も可能です。また、デスク周りの整理整頓も容易になり、ミーティングスペースや共有スペースも拡充できるでしょう。これによりオフィス内での作業環境も改善できます。

ペーパーレス化のデメリット

企業にとって、大きなメリットがあるペーパーレスですが、デメリットがないわけではありません。考えられることとしては、視認性の課題、システム導入に伴うコスト増や業務停滞の懸念です。

紙よりも視認性に劣る

視認性、“見やすさ”には課題があります。複数の資料を同時に参照する場合、紙の方が電子媒体よりも優れています。ディスプレイ上での閲覧は限界があり、大きなディスプレイが必要です。また、会議などで複数の人が同じ資料を見る場合、大型ディスプレイが必要となり、資料が見づらい場合は結局プリントアウトすることになります。

システム導入のコスト増

ペーパーレス化を推進するためには、クラウド型電子契約システム、ワークフローシステム等、何らかのシステム導入が必要になります。システムを導入するには、それを運用する人材も欠かせないうえ、維持メンテナンス費用がかかることを念頭におきましょう。

システム障害による業務停滞

電子データは紙の書類と比べて風化や劣化はないものの、電子機器の故障や不具合によるデータ消失のリスクがあります。システムトラブルが起きた場合、その対応のため業務が停滞する恐れもあります。しかし、定期的なバックアップや複数の場所へのデータ保存などの対策を取ることで、システム障害に備えることができます。

ペーパーレス促進のポイント

いざ企業で推進しようとしても簡単に進まないこともあります。ペーパーレス化を円滑に進めるために、以下のようなポイントを押さえておきましょう。

ペーパーレス化の必要性を理解する

ペーパーレス化推進における最大の課題は、現場の理解です。従業員が長年にわたり紙で業務を行ってきた場合、やり方を変えるのは難しいものです。経営層はペーパーレスの意義や費用対効果を理解したうえで、従業員に対してメリットや業務の効率化を丁寧に説明し、社内でコンセンサスを得ることが大切です。ペーパーレスの必要性を全社員が深く理解することで、その取り組みを円滑に進めることができるでしょう。