地震や豪雨など、日本経済を揺るがすほどの大規模な災害が今後も予測される日本。大災害が起きた場合でも日本企業、約368万社(2021年6月1日現在)の生産性を維持し、国民一人ひとりの生活へのダメージを最小限に抑えるために、BCP対策は必須です。BCP対策の初動対応と言える「安否確認」について、システム導入のメリットや注意点を解説します。
BCP対策とは？
安否確認システムに言及するには、まずBCP対策について理解しておく必要があります。
BCPとは「Business Continuity Plan(ビジネス・コンティニュイティ・プラン)」の略で、災害による被害が生じても事業を継続させるための「事業継続計画」を意味します。
「事業の継続」が目的であるため、従業員や社内設備といった企業内のリソースだけでなく、社外にある「モノ」や「情報」といったリソースも守るべき対象です。仕入先や取引先、業務委託先、物流、電気や水道などのライフラインすべてを含みます。
具体的には、安否確認の迅速化、バックアップシステムの整備、バックアップオフィスの確保、要員の確保、生産設備の代替などを実施することを指します。
『企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のことです。』
※中小企業庁HPから引用：https://www.chusho.meti.go.jp/bcp/contents/level_c/bcpgl_01_1.html
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防災対策、BCM、BCP対策の違い
BCP対策を考える上で、防災対策、BCMとの概念の違いについて理解しておく必要があります。
防災対策とは
自然災害による被害を最小限に防ぎ、被害が生じてしまってもいち早く復旧できるよう、「物理的な対策」を講じることです。防災対策で言う災害は、地震や台風、豪雨といった自然災害を想定していますが、BCPでは、サイバーテロやインフラの断絶といった人為的な災害も含みます。
企業における防災対策では、対象とする「モノ」や「ヒト」が社内にあることが前提になります。自社が保有している建物や事務所内にある設備・情報、建物で働いている従業員の命、これらを災害から守ることが具体的な内容です。
防災対策は、災害時に「物理的被害を最小限に収めること」が目的です。一方、BCP対策では、災害が起こっても「事業を継続すること」が目的になるため、防災対策以上にあらゆるリスクに備えた対策や訓練が必要なのです。
BCMとは
BCM(事業継続マネジメント)は、Business Continuity Management(ビジネス・コンティニュイティ・マネジメント)の略称です。災害や経済を揺るがす重大事象が発生した際に、組織が事業活動を継続し、被害を最小限にとどめて業務を実施するための管理手順やプロセスのことを指します。BCMの主な目的は、次のような状況下においても組織の活動を維持することです。
・自然災害(地震、洪水、台風など)よる被害
・人為的な災害(テロ攻撃、サイバー攻撃など)
・事業継続に必要なサプライチェーンの寸断
・組織内のインフラ障害(通信、電力、ITシステムなど)
つまり、BCMは事業継続計画をマネジメントするという概念です。BCPを管理、実行するための包括的なアプローチを指します。
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BCP対策における安否確認の重要性
緊急事態はいつ発生するかわかりません。10年後、1年後、もしくは明日かもしれません。
今までにない、想像がつかない自然災害が発生するかもしれません。
いざ災害が発生した時にBCPが未策定であることは企業にとって最大級のリスクと言えます。
災害時に備え、以下の対策が講じられているか考えてみましょう。
- 必要なデータのコピーやバックアップは取れているか
- 災害時にオフィスに行かなくてもデータの取り出しはできるのか
- 大切な書類の原本はきちんと保管できているのか
- 緊急時に情報を発信・収集する手段はあるのか
- IT機器やシステムが故障した場合の代替方法はあるのか
これらは、会社の経営リソース「ヒト・モノ・資金・情報」の観点でいうと、後ろの3つ「モノ・資金・情報」への対策です。
企業は「ヒト」がいるからこそ成り立つもの。災害時において何よりも優先されるべきは人命、従業員の安全です。社員やその家族の安否確認、状況把握は真っ先に対応するべき最優先事項と言えます。
中小企業庁の「中小企業BCP策定運用」でも、緊急時におけるBCP発動フローの中で、従業員の安否確認は初動対応の一つに挙げています。安否状況をいかに早く正確に収集できるかで、2次対応へと進むスピードが変わります。
BCPを策定するには、中核事業(会社の存続に関わる最も重要性・緊急性の高い事業)を選定し、復旧させる優先順位を判断します。BCP策定後は実際に訓練をしてみて課題を洗い出し、改善に努めることも大切です。BCP対策を講じることが難しい場合は「事業継続ガイドライン｜内閣府防災担当」を参考に計画策定を進めましょう。
緊急時に事業縮小や倒産といった事態に陥らないためにも、平常時にBCPを策定し、対策を講じることは、企業の存続にも関わる問題です。災害への備えを「モノ・資金・情報」だけでなく、「ヒト」の安全確保を最重要事項とすることで、ステークホルダーからの信用を得ることにつながります。これによって、企業価値の維持向上にも貢献するでしょう。
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安否確認システムを導入するメリット
ここまでで、BCP対策における安否確認がいかに重要か、ご理解いただけたかと存じます。有事下で大切な従業員の安否確認をする手段として「安否確認システム」が注目されています。これは、災害時に企業が従業員の安否、被災状況の確認連絡を迅速に行うことができるツール(アプリ)です。安否確認システムを導入するメリットをご紹介します。
従業員の安否状況をスピーディーに収集可能
アプリを用いれば、従業員やその家族へ安否確認のアンケートを一斉送信できます。その回答は自動集計でき、安否状況をスピーディーに収集可能です。よって、次のアクションを決めやすくなります。また、GPSで位置情報を送信できるため、その地域の災害状況も考慮し、個々の状況に応じた対処も可能です。
初動が盤石となり2次対応へ迅速に着手可能
SNSや電話、メール、災害用伝言板を利用した場合、従業員やその家族の安否情報をそれらさまざまなツールで収集し、集計、更新を毎日続けなければなりません。安否確認システムであれば、配信した情報に対する回答を自動集計でき、回答がない従業員を可視化することもできます。
BCP対策の初動対応は、安否確認が肝になります。初動を盤石にしておくことで、2次対応、3次対応にも早いタイミングで着手することができます。よって、復旧スピードが格段に上がります。
BCP対策を定着させ、見直すきっかけに
有事の際、従業員にBCP対策の計画通りに行動してもらえるよう、具体的な行動指針を定着させることが大切です。安否確認システムの導入であれば、アプリの使い方を周知することに相当します。
従業員にアプリを配布し、各種設定まで行ったとしても、利用されなければ意味がありません。平常時に訓練として、実際に安否確認システムを用いて体温・体調などのアンケートを送信し、アプリの使用方法、使い勝手の良さ(UIテスト)などを検証しましょう。
BCPは対策案を立てたら終わり、ではありません。実証訓練を継続的に行うことで、策定したBCPを見直し、更新していくことはBCMの観点からも重要です。安否確認システムを従業員に配布することで、従業員一人ひとりに災害への備え、意識を根付かせること。これも企業の危機管理意識として必要であり、導入のメリットと言えますね。
安否確認システム選定時の注意点
安否確認システム導入のメリットをご紹介しました。せっかく導入する安否確認システムを効果的に運用できるよう、システム選定の際は、以下の点に注意しましょう。
「自動」機能の有無
災害発生時に気象庁から配信される災害情報を速やかに従業員へ送信するために、自動配信機能が付いたシステムを選定しましょう。
災害が起きてから、[1]手動でテキストを作成し、[2]宛先を入力し、[3]送信、ではなく、気象庁の発表とほぼ同時に安否確認依頼を送信することで、いち早く情報を収集できます。
そもそも、災害が発生したその瞬間にやらなければいけないことは、自分自身の安全確保です。システムを導入しても自動機能がなく、結局人の手ですべて運用しなければならないのでは、あまり有効とは言えません。システム選定の際は、搭載されている機能をしっかり確認しましょう。
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マルチデバイス対応かどうか
すべての安否確認システムがマルチデバイス対応というわけではありません。PCのみ対応、PCとスマートフォンに対応するものだけでなく、タブレット端末、スマートウォッチなどスマートデバイスまで対応できる安否確認システムも存在します。従業員全員がいつでも対応可能な状況に近づけるために、マルチデバイス対応なのかもチェックしましょう。
管理者数の上限設定
安否確認システムの管理者とは、それを運用する担当者のことです。従業員数が多い場合、管理者が対応する作業も多くなる傾向があります。安否確認システムの運用には、一人の管理者に負担が偏らないよう、また、管理者自身が被災して対応できなくなる可能性も踏まえ、複数の担当者で対応できる体制が望ましいです。システムを運用できる管理者数の上限設定を確認しておきましょう。
操作性に優れているか
利用者側の目線で、画面のデザインや操作性に優れているかどうかも、システム選定の大きなポイントです。災害時には、安否確認システムの利用マニュアルを読んで確認して利用する、といった悠長な時間はありません。直感的かつシンプルに操作できるかどうか、操作画面の確認はかなり重要です。
安否確認システムの必要性
災害とは、予期せず起こるもの。直近数年で言えば、新型コロナウイルス感染症でパンデミックが発生し、テレワーク体制を初めて構築した企業も多かったはずです。慣れない在宅ワークを行いながら、従業員とコミュニケーションをとり、業務を続けなければいけませんでした。自然災害では、M7クラスの地震が30年以内に発生する確率は70％程度(2020年1月時点)と予測されています。
BCPとは、有事下にあっても事業を継続させることが目的であり、その初動対応は「安否確認の早さ」こそ決め手です。安否確認システムを導入する最大のメリットは、従業員とその家族の安否状況の確認をスピーディーに行えることにあります。BCP対策の第一歩に、安否確認システムの導入をぜひおすすめします。
BCP対策の第一歩に、安否確認システム「安否コールトゥデイ」の導入をおすすめします！
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