定型業務の効率化を検討する際、「RPA」というワードを目にすることはありませんか？RPAとは、ソフトウエア型のロボットを利用して単純業務を自動化するシステムのこと。近年、人手不足の解消や長時間労働の是正といった働き方改革を推進するためにも、RPAツールを導入する企業は増加傾向にあります。そこで本記事では、具体的にどういう仕組みなのか、導入後は何ができるようになるのかといった基礎知識から導入のメリットまで分かりやすく解説します。
RPAとは
RPAの定義
RPAとは、Robotic Process Automation(ロボティック プロセス オートメーション)の略で、直訳すると「ロボットによる業務の自動化」です。データ入力や資料作成といったパソコン等を用いて人の手で行う定型作業を、ソフトウェアに組み込まれたロボットを利用して自動化する仕組みのことを言います。
別称「仮想知的労働者：Digital Labor(デジタルレイバー)」とも呼ばれますが、労働者として例えるなら、“新入社員”と位置付けるとイメージしやすいでしょう。操作の手順を教えたらその通りに動きますが、教えていないことには対応できません。うまく動かないことがあったら、その状況に対応する方法を追加で教えてあげる必要があります。このように、RPAはルールが決まっている業務をこなすには最適で、導入することで生産性の向上や人手不足の解消に役立ちます。
混同されやすい機能との違い
AI(人工知能)
AIとRPAの違いは、想定外の事態に対し自律的な判断ができるかどうかです。AIには自主学習機能があり、膨大なデータを基に複雑な作業も自分で判断して実行することができます。一方、RPAツールには自律的に物事を判断する能力はないため、作業プロセスが少しでも変わるとそれに対応することができません。
最近では、RPAとAIを連携させたツールも登場しており、RPAツールでも自律的な判断を要する複雑な作業に対応できるようになってきています。
マクロ機能(VBA)
ビジネスシーンにおいて身近な自動化ツールとして連想されるExcelなどのマクロ機能(VBA)。RPAとの違いは、自動化できる業務の範囲です。マクロ機能で自動化できる範囲は、ExcelなどOfficeドキュメントの作業に限定されます。他方、RPAツールはOffice以外のアプリケーションと連携するため、広い範囲で業務の自動化が可能です。
また、マクロ機能で複雑な自動化処理を行う場合にはプログラミング知識が必要ですが、RPAでは基本的にプログラミングの知識は不要です。
産業用ロボット
産業用のロボットとRPAの違いは明快です。産業用ロボットは、人間の手足に代わって作業を担う物理的な機械のこと。部品を組み立てたり、物を運んだりといった現実空間内での物理的な作業を自動化できます。工場での組み立て作業を行う機械装置といえばイメージしやすいでしょう。
RPAツールの場合は「ロボット」といっても物理的なものではなく、ソフトウェアとして存在します。RPAツールが自動化するのはPC上で行う作業。つまり、キーボードやマウスを使って人が行うPCの操作を代行してくれるのです。
RPAツールの種類
デスクトップ型RPA
PC1台1台にインストールするタイプのRPAツール。サーバーの構築が不要なため導入は容易ですが、インストールしたPCでしか利用できません。中小企業や部門・個人レベルで完結する業務への導入に適しています。
サーバー型RPA
企業のサーバー内に構築されるRPAツール。複数のPC・システム・業務を横断して管理運用できるため、大規模にRPAツールを導入したい場合に適します。
クラウド型RPA
クラウドサービスとして提供されるRPAツール。クラウドベンダーが自社サーバー内で構築・管理運用して提供しているため、ユーザー側は導入やメンテナンスなどの手間がかからず、費用も安価に抑えられます。インターネットに接続していれば、誰でも、どのデバイスからでもアクセスして利用が可能です。
RPAツールでできること
データ入力・登録
- データ入力：管理システムへの入力
例：請求書や経費、発注などExcel帳票から伝票システムへの入力 - データ登録：抽出した情報の登録、複数ファイルの統合・加工
例：HPの申込みフォームから送信された顧客情報をシステム登録
Web情報収集・分析
- データ収集：Webサイトからの情報収集
例：SNS上の口コミやコメントを自動収集しExcelに転記 - データ分析：定型レポートの作成
例：ECサイトの閲覧者数、販売数、競合の価格調査などデータ分析
電話・メールのサポート業務
- コールセンター：応対履歴や対話内容の転記
例：受電した番号を参照しデータベースから顧客情報を抽出しオペレーターへ提示 - メールの送受信：事前に設定した宛先や定型文章を送付・転送
例：定時のレポート配信や異常時のアラート
RPAを単独で利用する場合もありますが、前後にAI OCRなど別の技術を組み合わせて、自動化できる範囲を更に広げることも可能です。これは「ハイパーオートメーション」と言われ、多くの領域で利用が進んでいます。
RPA導入のメリット
生産性の向上
定型作業をRPAに代替させることで、スピーディーかつ正確、高品質なオペレーションが可能になります。その分、人でなければ判断できない業務、より付加価値の高い業務に従業員を配置することができます。限られたリソースを必要なところに集めれば、一層の業務効率化や生産性の向上が見込めます。
人手不足の改善・コスト削減
RPAツールの利用は人間とは違い、終業時間や休日を気にする必要がありません。言うなれば、24時間365日フル稼働可能です。つまり、該当業務を行うために必要な従業員数を減らすことができ、人手不足を改善できます。結果として人件費や残業代の削減が期待できるでしょう。オフィスに人がいなくても業務を遂行できるため、テレワークの促進にもつながります。
人的ミスの軽減
RPAツールで作業を自動化することで、人間の不注意によるミスを減らすことができます。大量の定型業務は、単調な作業や繰り返しの作業が中心になるためケアレスミスが発生しがちです。これこそ、RPAツールが得意とする作業。また、導入により人が行うにあたって感じる、期限や正確性といった心理的なストレスからも解放されます。
RPA導入のデメリット
業務が停止するリスク
社内システムやRPAツールに障害が発生した場合、業務が止まる危険性があります。システム障害のリスクに備えて、人間が定期的にメンテナンスを行い、正しく動作しているか確認する必要があります。ただ、クラウド型RPAの場合は自社に落ち度がなくても、クラウドベンダー側のシステム障害などによってサービスが使えなくなる可能性も否定できません。
業務のブラックボックス化
RPAで自動化されたことにより、担当部門内で業務内容が継承されなくなり、業務プロセスの変更が必要になった時に対処できなくなる恐れがあります。また、RPAツールの構築や管理運用を特定の担当者に任せている場合、担当者の不在時にRPAツールに不具合が発生すると、有効な対策が取れなくなることも考えられます。これらに備えて、RPAツールを運用する際には、担当者の異動や離職、不在時に備えてマニュアルを作成するなど、属人化を防ぐ対策が必要です。
情報漏えいのリスク
RPAツールで自動化する業務には、個人情報など機密情報を含んだものもあるかもしれません。クラウド型RPAや、ネットワークに繋がったサーバーに構築されたRPAツールでは、不正アクセスや乗っ取りを防止するためセキュリティ対策を万全に整える必要があります。
RPAツールの導入手順
- 導入目的・数値目標の設定
RPAツールを導入して解決したい課題や目的、効果を明確にします。何のために導入し、どの業務でどれくらい効果を得たいのか、現状を把握したうえで具体的な数値を設定します。また、運用にかかる費用を試算し、自動化による費用対効果と見合っているかも算出しましょう。 - 自動化したい業務の選定
RPAツールで自動化したい業務の選定を行います。RPAツールは、人による判断が必要な業務、ルール変更や追加が頻発する業務には適しません。このことを踏まえ、「自動化したい業務」かつ「自動化できる業務」を絞り込みましょう。 - 業務フローの可視化
RPAツールで自動化する業務が決定した後は、手順や作業内容を洗い出し、フローを可視化させます。業務フローの中で無駄や重複している作業がないか、順序は効率的かなどを見直し、自動化させる部分を見極めましょう。 - 製品の選定・運用環境の整備
RPAツールの選び方として、自社の課題解決や目標実現につながることがポイントです。無料トライアルの試用や、他社の導入事例を参考にすることもおすすめします。RPAツールは、業務内容やルール変更に伴う再設定など、メンテナンスが必要不可欠です。システム障害などのトラブルが発生した場合にも迅速に対処できるよう、対応部署や担当者を決め、対応フローのマニュアルを作成しておきましょう。 - スモールスタート
全社規模で導入する前に、まずは一部の業務から自動化を進めるスモールスタートがおすすめです。自動化した業務に不具合はないか、使い勝手はよいかなどを確認し、問題点の分析や改善点があれば修正しましょう。この段階でチェックや調整を重ねておけば、大規模に運用する際に問題が生じた場合もスムーズに対応でき、リスクを最小限に抑えられます。
RPAツールを活用して効果的な運用を
ここまで、RPAの基礎知識について解説してきました。RPAツールの導入は、少子高齢化による労働人口の減少が進む日本にとって人手不足という構造的な課題を解消する切り札として、国家レベルで取り組むべきテーマであるとの声も高まっています。RPAの特徴を理解し、企業全体の業務効率を改善するために効果的な運用を目指しましょう。
