【この記事の要点】
・勤怠管理の目的：出退勤や労働時間、休暇の取得状況を客観的に記録・管理し、従業員の健康障害防止（過重労働防止）と企業の労務コンプライアンス（適正な給与支払いや36協定遵守）を両立させることが目的です。
・管理方法の比較：タイムカードやExcelは初期費用を抑えられますが、集計ミス・改ざんリスク・紙の保管負担（原則5年間）が課題となります。正確性と給与連携を重視するなら勤怠管理システムの導入が最適です。
・効率化のポイント：テレワークや複雑な勤務形態が増える中、自社専用の運用ルールや給与システムとスムーズに連携できる仕組み作りが業務負担軽減のカギとなります。
※自社の複雑な勤務形態への対応や給与連携の属人化にお悩みの企業様は、「勤怠管理代行サービス」の活用がおすすめです。
「勤怠管理」とは、企業が従業員の就労状況を把握し、管理することを指します。一口に「勤怠を管理する」といっても、その管理データの活用範囲は多岐にわたります。当記事では、その目的、勤怠管理の方法3つ、それぞれのメリット・デメリットについて、簡潔に解説します。
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勤怠管理とは
| 勤怠管理 | 企業や事業者が従業員の労働状況を正確に記録、把握し、管理すること |
勤怠管理とは、従業員がいつ出勤し、いつ退勤したのか、遅刻や早退、欠勤はあるか、休憩時間、休暇を取っているのかといった勤怠に関する情報を、企業(事業者)が適正に把握し、管理することを指します。
労働基準法では、使用者（事業者）に対し、従業員の労働時間を適切に管理する責務が課されています。
原則として、すべての事業場は全労働者を対象に、「法定の労働時間・休憩・休日」「時間外労働協定（36協定）」「年次有給休暇」などを適正に管理しなければなりません（ただし、農業や水産業など天候等により稼働日が変動する一部事業場を除く）。
＜管理する内容＞
出勤時間
休憩時間
休日労働時間
代休・振休の日数
退勤時間
時間外労働（残業）時間
出勤日数
有給休暇の取得日数
労働時間
深夜労働時間
欠勤日数
有休残日数
など
【BODの勤怠管理代行サービスの事例】
勤怠集計の締め作業から給与計算への連携は、月末月初に業務が集中し、手作業によるミスや残業が発生しやすい工程です。
BODの勤怠管理・給与計算代行サービスを導入された企業様では「1,400名規模の複雑な勤怠データ連動と130通りの請求処理」をBPO化し、属人化の解消と大幅な業務効率化を実現した事例もございます。
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勤怠管理を行う目的
勤怠管理を行う目的は、「従業員と企業を保護すること」にあります。
従業員を守るため
勤怠管理は、従業員の健康を守るために必要です。もし会社が従業員の労働時間や休暇・残業の有無を把握していなければ、業務量が人によって異なっていても気付くことができません。
一部の従業員に業務負担が偏ってしまうとどうなるでしょうか。
過度な長時間労働、深夜労働により従業員が心身の健康を害してしまうリスクが発生します。
従業員の自己申告制ではなく、企業側が適切に勤怠管理を行うことで、法定労働時間を超えて過度に働いている実態がないか監視することができます。そして、勤務時間に偏りが見られる場合は、業務量の調整など対策を講じるきっかけとなります。
加重労働により疲労が蓄積し、健康障害発症のリスクが高まった労働者に対しては、労働安全衛生法により、医師による面接指導を実施することが事業者に義務付けられています。
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企業を守るため
勤怠を適切に管理することは、従業員を守るだけではなく、企業の保護にもつながります。
従業員の勤怠を正確に把握できていないと、企業は給与の支払いを正しく行うことができません。結果、労使間のトラブルに発展したり、労働基準法に違反してしまうリスクにつながります。
昨今、このようなトラブルが起きた場合、すぐにSNSや口コミサイトに掲載されて拡散されてしまうというケースが多く見受けられます。たった一つのトラブルであっても、企業の社会的信頼は大きく低下してしまいます。
さらに、労使トラブルによって訴訟や賠償問題に発展したり、いわゆる「ブラック企業」と見なされたりすることで離職率の上昇や採用への影響も考えられるでしょう。
現在の経営状態だけでなく、未来の人事戦略にまで悪影響が及ぶことを避けるため、正確な労務管理ができる体制を整えておく必要があります。
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勤怠管理の方法とメリット・デメリット
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、以下のように始業・終業時刻の確認及び記録について定められています。
＜始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法＞
使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
(ア)使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
(イ)タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。
一般的な勤怠管理の方法３つ
勤怠管理にはさまざまな方法があります。ここでは代表的な3つの方法を紹介します。
それぞれのメリット・デメリットを理解することで、自社に最適な勤怠管理の方法を選ぶ参考になります。
タイムカード
タイムカードは、従業員が出勤・退勤の時刻をカードに打刻する方式です。導入に必要なのはタイムレコーダー、タイムカード、インク代・電気代程度で、設定も簡単なため、導入後すぐに運用を開始できます。
【メリット】
・導入コストが低い
・設定が簡単で、すぐに使える
・社員への説明負担が少ない
【デメリット】
・打刻情報を手入力する必要があり、管理に手間と時間がかかる
・集計ミスやデータ改ざんのリスクがある
・リアルタイムで従業員の稼働状況を把握できない
タイムカードは初期費用を抑えられる点が魅力ですが、手作業が多く、労務管理の負担は大きい方法です。法律を遵守しつつ正確な勤怠管理を行うためには、細やかな確認作業が不可欠です。
【補足】
タイムカードなどの労働関係書類は、労働基準法第109条により「5年間保存」が義務付けられています（※法改正の経過措置として当面の間は3年間とされていますが、未払い賃金等請求の消滅時効を踏まえ、実務上は5年間保存を前提とした管理体制が推奨されます）。紙のタイムカードの場合、従業員数に比例して膨大なカードを保管するスペースやファイリングの手間が必要になる点も大きな課題です。
（記録の保存）
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049
Excel(エクセル)
Excelを使った勤怠管理では、関数やマクロを活用して自社の就業規則に合わせたカスタマイズが可能です。会社のパソコンに Microsoft Officeがあれば、初期費用やランニングコストはほとんどかかりません。
【メリット】
・初期費用・ランニングコストがほとんどかからない
・自社の就業規則に合わせた柔軟なカスタマイズが可能
【デメリット】
・データ入力に手間がかかり、ミスの可能性が高い
・法改正があった場合、関数やマクロを修正する必要がある
・Excelデータを給与計算システムに反映させる際、制約が出る場合がある
コストを抑えつつ柔軟性がある方法ですが、担当者の負担や法改正対応の手間が大きく、従業員数が多い場合は管理が煩雑になりやすい方法です。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、クラウドやオンプレミスの専用ソフトを使い、従業員の勤怠状況を自動で記録・管理する方法です。入力や申請もシステム上で行えるため、管理負担を大幅に軽減できます。また、法改正にも多くの場合で自動対応されるため、法律違反リスクを低減できます。
【メリット】
・勤怠管理の負担を大幅に軽減できる
・従業員情報の入力や申請がスムーズ
・法改正にも自動で対応、法律違反リスクを低減
・勤怠状況をリアルタイムで把握でき、長時間労働防止に役立つ
【デメリット】
・導入・運用に月々のコストがかかる
・費用対効果を踏まえた検討が必要
勤怠管理システムの種類
勤怠管理システムには、オンプレミスタイプとクラウドタイプがあります。
●オンプレミスタイプ
いわゆる「オンプレ」と呼ばれるタイプです。
自社の設備内にサーバーやソフトウェアを設置して運用するタイプです。初期費用はかかりますが、強固なセキュリティや自由なカスタマイズ性が強みで、従業員数が1,000名を超すような大規模企業に向いています。
●クラウドタイプ
インターネット経由でアクセスするサービスで、従業員1人当たり数百円から利用できるものもあります。初期設定が簡単で、スピーディに運用開始できるほか、給与計算など他システムとの連携も容易です。
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勤怠管理パターンごとのメリット・デメリット比較図
勤怠管理のパターンごとのメリット・デメリットを比較表にまとめました。
| 比較項目 | タイムカード | Excel（エクセル） | 勤怠管理システム |
| 導入・運用コスト | 低い（機器・カード代のみ） | 非常に低い（Office代のみ） | 中〜高（月額利用料等） |
| 集計・管理の手間 | 多い（目視確認・手入力） | 多い（入力・関数保守） | 少ない（自動集計） |
| ミスの起こりやすさ | 高い（入力漏れ・誤入力） | 高い（計算式の破損等） | 低い（打刻ミスも検知） |
| リアルタイム把握 | 不可（月締めまで見えない） | 不可（各自入力待ち） | 可能（残業超過を即時把握） |
| 給与システム連携 | 不可（手入力が必要） | 一部可能（CSV加工等） | 可能（API・データ連携） |
| 自社ルールの柔軟性 | 低い（打刻時刻のみ記録） | 高い（関数等で自由設定） | 中〜高（設定により対応） |
| 法改正への自動対応 | なし（自社で運用変更） | なし（手動で式を修正） | あり（ベンダー側で自動更新） |
勤怠管理に関するよくある質問（FAQ）
- Q従業員が出退勤の打刻を忘れたり、誤って打刻した場合、会社側で定時等に修正しても問題ありませんか？
- A
会社が一方的に修正することは認められず、必ず従業員本人からの申請・確認と上長の承認を経て客観的に修正する必要があります。
会社側が勝手に定時時刻へ修正してしまうと、実際の残業時間を切り捨てた（サービス残業の隠蔽や賃金未払い）とみなされ、労働基準法違反や労使トラブルに発展するリスクがあります。実務上は「打刻漏れ・修正申請書」を提出させるか、勤怠管理システム上で「本人の修正申請＋上長承認」のワークフローを必須とする運用ルールを定めておくことが不可欠です。
（参照元：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」 ）
- Qテレワーク（在宅勤務）や直行直帰が多い従業員の勤怠はどのように管理すべきですか？
- A
スマホやPCから位置情報（GPS）付きで打刻できるクラウド勤怠管理システムや、業務開始・終了時のチャット・メール報告のルール化が有効です。
在宅勤務では「中抜け時間」や「深夜のメール返信」などが見えにくくなります。時間単位有休や中抜け打刻に対応したシステムを導入し、「休憩と労働の境界」を本人が正しく記録できる環境を整えることが、長時間労働の防止と適正な賃金計算に直結します。
- Q自社独自の就業規則や変形労働時間制が複雑な場合でも、勤怠管理システムや代行サービスで対応できますか？
- A
はい、柔軟なカスタマイズが可能なシステム選定や、運用に精通したアウトソーシングを活用することで十分に対応可能です。「部署ごとに締め日やシフト形態が異なる」「自社専用の基幹システムを使っている」といった理由でシステム化を諦めてしまう企業も少なくありません。BODの「勤怠管理代行サービス」では、お客様が現在ご利用中のシステム環境をそのまま活用し、自社特有の集計ルールに合わせた運用設計から給与連携まで柔軟に対応しております。
正確な勤怠管理にはシステム導入がおすすめ
勤怠管理はシステム導入が最も効果的です。
これまで、勤怠管理の目的や代表的な方法について解説してきました。タイムカードやExcelでの管理は初期費用が抑えられる点が魅力ですが、安価であることだけが判断基準ではありません。
勤怠管理は一度行えば終わりという業務ではなく、日々継続して実施する必要があります。また、法改正への対応や、その後に続く給与計算業務も考慮すると、勤怠管理システムを導入したほうが長期的な運用コストは低く、効率化にもつながります。
さらに近年では、働き方改革や有給休暇の取得義務化など、ワークライフバランスへの注目が高まっています。従業員の働き方改善や事業拡大の観点からも、勤怠管理の見直しを検討されている企業には、システム導入が有効な選択肢となるでしょう。
複雑な勤怠集計と給与連携を効率化
BODの「勤怠管理代行サービス」
勤怠管理は、単に打刻を記録するだけでなく、有休管理、36協定の残業時間チェック、そして毎月の給与計算への正確なデータ連携まで繋がる重要な業務です。 しかし、現場では「打刻漏れの確認や未申請者への督促に追われる」「締め日に手作業での集計が集中し、残業が減らない」といったリソース不足や属人化のお悩みが絶えません。
BODの「勤怠管理代行サービス」なら、打刻チェックや未打刻者へのアラート対応、有給・休暇の管理から、給与システムへの取り込み用データ作成までワンストップで代行いたします。
- 現在お使いのシステムでそのまま運用可能：主要な勤怠クラウドSaaSはもちろん、自社専用にカスタマイズされたシステムでも柔軟に対応可能です。
- 複雑な勤務ルール・就業形態にも対応：変形労働時間制、フレックス、多拠点シフトなど、自社独自の複雑な計算ロジックに合わせた集計フローを構築します。
- 専任チームによる万全のサポート体制：給与・人事労務に精通した専任チームが、日々の管理負担を大幅に削減し、コア業務に集中できる環境を実現します。
お客様からの声：
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