勤怠管理とは｜目的や管理方法ごとのメリット・デメリットを解説

「勤怠管理」とは、企業が従業員の就労状況を把握し、管理することを指します。一口に‟勤怠を管理する”といっても、その管理データの活用範囲は多岐にわたります。当記事では、その目的、勤怠管理の方法3つ、それぞれのメリット・デメリットについて、簡潔に解説します。

勤怠管理とは

勤怠管理	企業や事業者が従業員の労働状況を正確に記録、把握し、管理すること

勤怠管理とは、従業員がいつ出勤し、いつ退勤したのか、遅刻や早退、欠勤はあるか、休憩時間、休暇を取っているのかといった勤怠に関する情報を、企業(事業者)が適正に把握し、管理することを指します。

労働基準法により、使用者(事業者)は労働時間を適切に管理する責務を有しています(農業や水産業のように天候等の理由により稼働日が変化する一部の事業場を除きます)。

一部の例外を除き、全ての事業場は全ての労働者に対して「法定の労働時間、休憩、休日」「時間外労働協定(36協定)」「年次有給休暇」について管理することが、労働基準法により義務付けられています。

勤怠管理を行う目的

勤怠管理を行う目的は、「従業員と企業を保護すること」にあります。

従業員を守るため

従業員の自己申告制ではなく、企業側が適切に勤怠管理を行うことで、法定労働時間を超えて過度に働いている実態がないか監視することができます。そして、勤務時間に偏りが見られる場合は、業務量の調整など対策を講じるきっかけとなります。

加重労働により疲労が蓄積し、健康障害発症のリスクが高まった労働者に対しては、労働安全衛生法により、医師による面接指導を実施することが事業者に義務付けられています。

企業を守るため

昨今、このようなトラブルが起きた場合、すぐにSNSや口コミサイトに掲載されて拡散されてしまうというケースが多く見受けられます。たった一つのトラブルであっても、企業の社会的信頼は大きく低下してしまいます。
さらに、労使トラブルによって訴訟や賠償問題に発展したり、いわゆる「ブラック企業」と見なされたりすることで離職率の上昇や採用への影響も考えられるでしょう。
現在の経営状態だけでなく、未来の人事戦略にまで悪影響が及ぶことを避けるため、正確な労務管理ができる体制を整えておく必要があります。

勤怠管理の方法とメリット・デメリット

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、以下のように始業・終業時刻の確認及び記録について定められています。

一般的な勤怠管理の方法３つ

タイムカード

しかし、タイムカードでの運用にはデメリットも多く存在します。それは、管理に手間と時間がかかること。タイムカードに打刻された情報を給与計算に反映するためには、従業員一人ひとりのカードを確認して表計算ソフトに手入力する作業が発生します。その際には集計ミスやデータ改ざんのリスクも予想され、労働基準法を遵守するためにも何度も確認を重ねなければいけません。
さらに、リアルタイムに従業員の稼働状況を確認できないため、残業時間・有給休暇の取得状況が把握しづらく、法律に則った管理はなかなか困難と言えるでしょう。

また、タイムカードは労働基準法により、”五年間保存しなければならない”とされているため、保管スペースの確保も必要になります。

Excel(エクセル)

ただし、データ入力は担当者にとってかなり手間を要する作業であり、入力の際にミスする可能性も高くなります。そのうえ法律が改正された場合は、関数やマクロを修正し直す必要もあります。また、Excelの勤怠データを給与計算システムに反映させる場合は、システムを選定する際の幅が狭まり、不便に感じることもあるでしょう。

勤怠管理システム

ただ、勤怠管理システムのデメリットと言えば、システム導入に月々の運用コストがかかること。作業時間面でのコスト、導入・運用にかかるコストを踏まえた費用対効果を検討することが必要です。

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムには、オンプレミスタイプとクラウドタイプがあります。それぞれの特徴を記します。

●オンプレミスタイプ
いわゆる‟オンプレ”と呼ばれるタイプです。
サーバーやソフトウェアなどの情報システムを、システム利用企業が管理する設備内に設置し、運用することを指します。自社でシステムを構築するため初期費用が発生するものの、その分強固なセキュリティ、自由なカスタマイズ性が強みです。一般的に従業員数が1,000名を超す大企業に向くタイプと言えます。

●クラウドタイプ
クラウドタイプは、インターネットなどのネットワーク経由でアクセス可能なサービスのこと。従業員1人当たり数百円から使用できる勤怠管理システムも多く、簡単な初期設定でスピーディかつスムーズに利用開始できます。給与計算など他のシステムと連携できるものも多数あり、近年ますます人気が高まっています。

勤怠管理パターンごとのメリット・デメリット比較図

	タイムカード	Excel	システム
コストの高さ	低	低	中～高
手間の多さ	多	多	少
ミスの起こりやすさ	多	多	少
リアルタイムで勤怠確認	×	×	〇
給与連携	×	△	〇
カスタマイズ	×	〇	△
法改正対応	×	×	〇

正確な勤怠管理にはシステム導入がおすすめ

勤怠管理はシステム導入がおすすめです！
ここまで勤怠管理の目的や方法について解説してきました。タイムカードやExcelを使った勤怠管理の場合、安価に運用できることは何よりの魅力でしょう。

ただ、勤怠管理とは一時的なものではなく常時行うものです。頻繁に行われる法改正への対応、勤怠管理に続く給与計算業務などを考慮すれば、断然勤怠管理システムを導入したほうが運用コストは安く、効率化にもつながります。

近年、働き方改革や有給の取得義務化など、ワークライフバランスがますます注目されています。従業員の働き方改善、事業拡大等の理由によって、勤怠管理の見直しを検討されている場合は、システム導入を検討されてはいかがでしょうか。