スキャニングサービスの5つの比較ポイント

スキャニング代行の料金は、電子化したい書類の量・サイズ・原本状態・スキャン解像度により左右します。
一般的には一度に多くの枚数を依頼した方が単価が安くなる傾向にあります。
単純に「単価×枚数」で計算するより安くなる可能性があるので、業者に見積を依頼して比較したほうが正確です。

後のトラブル防止のためにも、「品質」は初めにチェックすることをおすすめします。どんな業務に使用するためのスキャニングなのかによって、求める品質も変化します。
サンプルを確認できる業者や、お試しでスキャンを行ってくれる会社も存在します。

依頼先がどのようなセキュリティ対策をとっているかも重要ポイントです。
スキャンする書類の内容に機密情報が含まれている場合は、セキュリティ対策がされていないと大きな問題が生じる可能性があります。
依頼する代行業者が「プライバシーマーク」を取得しているなど、機密情報の取り扱いについて一定のレベルをクリアしている企業であれば信頼できます。
また、作業場所へ出入りすることができるのは本当にその業者だけなのか など、書類のスキャンを行う環境も比較する際に確認しましょう。

スキャニング後にどのような処理を施してもらえるのかは各業者によって異なります。OCR処理などのオプションはもちろん、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」などの法に関する知識がある業者かどうかも、さらなる業務効率化にげるために確認しておくとよいでしょう。

スキャンしたあとにどのようなサポート体制があるのかも比較ポイントです。
電子化した書類データを今後どのように運用するかを事前に分かっていれば、その運用に併せてサポートが可能な業者を選んだ方がスムーズに業務でデータを使用できるようになります。