「オフィスステーション年末調整」は、人事労務担当者にとって負担が大きい年末調整をWEB上で効率的に行えるクラウドシステムです。この記事では、その特色を分かりやすく解説し、導入のメリット、導入手順についてご紹介します。
オフィスステーション 年末調整とは
「オフィスステーション年末調整」は、年末調整に必要な各種申告書の配布や回収を全てペーパーレス化し、システムで一元管理できるクラウドソフトです。
従業員からの書類回収や不備チェックをWEB上で完結させることで、紙の運用では手間のかかる封入封緘・送付作業が不要となります。従来の紙で行っていた年末調整に比べると、同システムの導入により、年間の作業時間は100時間もの削減が見込めます。
その効果は、以下の図表により一目瞭然です。人事労務担当者の負担を最小化し、年末調整の業務を大幅に効率化できます。
![オフィスステーション年末調整とは](https://bod-grp.com/blog/wp/wp-content/uploads/2024/06/officestation_capter02-1024x454.png)
URL:https://www.officestation.jp/nencho/
導入費用110,000円+年額利用料 従業員1名あたり550 円(従業員数~5,000名)
(5,000名~は別途お問い合わせ)
オフィスステーションを導入するメリット3点
誰でも簡単に申告書の提出が可能
申告書を提出する際には、画面に表示される「対話形式」の質問に答え、必要な項目を埋めていくことで簡単に作成できます。
また、保険料などの金額を入力すれば、自動で控除額が算出されるため、計算ミスの心配もありません。
![オフィスステーションを導入するメリット3点](https://bod-grp.com/blog/wp/wp-content/uploads/2024/06/officestation_capter03.jpg)
URL:https://www.officestation.jp/helpcenter/3891/
![オフィスステーションを導入するメリット3点](https://bod-grp.com/blog/wp/wp-content/uploads/2024/06/officestation_capter04-1.jpg)
URL:https://www.officestation.jp/helpcenter/3899/
住宅借入金等特別控除申告書のような複雑な申告書には、それぞれ専用のマニュアルが配布され、ヒントテキストも提示されます。
そのため、年末調整に詳しくない方でも悩むことなく回答が可能です。
年末調整を行う対象社員自身が問題や不明点を解決できることによって、人事労務担当者は問い合わせへの対応や不備チェックの手間も軽減されます。
![誰でも簡単に申告書の提出が可能](https://bod-grp.com/blog/wp/wp-content/uploads/2024/06/officestation_capter4.jpg)
URL:https://www.officestation.jp/helpcenter/3901/
2024年版からは「AI-OCR機能搭載」で入力はもっと簡単に!
文字認識機能・AI-OCRの搭載により、スマートフォンなどで撮影した生命保険料控除証明書の画像から、申告必須項目を自動で読み取る機能が実装されています。これによって、手動でデータを入力する手間や入力間違いがなくなり、従業員の入力作業がより簡単になります。
![オフィスステーションを導入するメリット3点](https://bod-grp.com/blog/wp/wp-content/uploads/2024/07/officestation_capter03.jpg)
![誰でも簡単に申告書の提出が可能](https://bod-grp.com/blog/wp/wp-content/uploads/2024/06/officestation_capter07-1.png)
出典:0404|年末調整ガイド(2023年版) – ヘルプセンター | オフィスステーション
https://www.officestation.jp/helpcenter/37105/
前年度のデータ引き継ぎにより省力化
導入時に従業員データをシステムに流し込むことで翌年からは前年度のデータを引き継ぐことが可能です。既に登録済みの情報に変更がない場合、再入力する必要がないので、手間を大幅に省くことが可能です。
さらに、情報に変更があった場合も、前年度データと比較して表示されるため、必要な修正を迅速かつ正確に行うことができます。
![前年度のデータ引き継ぎにより省力化](https://bod-grp.com/blog/wp/wp-content/uploads/2024/06/officestation_capter8.png)
https://www.officestation.jp/topics/update/10960/
![前年度のデータ引き継ぎにより省力化](https://bod-grp.com/blog/wp/wp-content/uploads/2024/06/officestation_capter9-1024x398.png)
https://www.officestation.jp/helpcenter/nencho/admin/index.html
どこでも簡単にデータチェック
リアルタイムで全従業員の進捗状況を閲覧することができます。控除証明書や源泉徴収票などの添付書類もオンラインで確認でき、担当者にとっては従来の紙運用で必要だった印字・封入・配布や、内容修正の通知もシステム上で行えるため出社対応も不要になります。
スマートフォンやタブレットでの操作にも対応しているため、従業員が申請する際には空き時間を有効活用して提出することが可能です。年末調整にかかる業務が全てWEB上で完結し、効率的な年末調整手続きが可能になります。
![どこでも簡単にデータチェック](https://bod-grp.com/blog/wp/wp-content/uploads/2024/06/officestation_capter10.jpg)
![どこでも簡単にデータチェック](https://bod-grp.com/blog/wp/wp-content/uploads/2024/06/officestation_capter11.png)
導入手順は4ステップ
導入までの流れは、おおまかに4ステップ。30日間の無料体験利用できるので、不安や不明点を解消してから導入することができます。
【導入手順】
- 無料体験の申込み:無料トライアルフォーム(https://www.officestation.jp/service_trial/)から、30日間無料体験の申込み
- 契約・情報収集:申告に必要な情報のシステムを選定し、データ投入等、利用する準備を整える
- 周知:準備が整ったら従業員にオフィスステーションを周知
- 運用開始:申告書の回収に向け、従業員に使用方法を説明 → 運用スタート
※データ投入などの初期設定に不安がある場合には、設定代行サービスを利用するのもおすすめです。
連携可能なシステムとは
オフィスステーションの管理系クラウドサービス(給与・勤怠・労務など)を用途に合わせて自由にカスタマイズして、連携させることが可能です。これにより、利用料は最低水準を実現し、導入コストを最小限に抑えることができます。
また、さまざまな他社システムとのAPI連携も可能です。API連携していない場合でも、CSV連携が可能なサービスが豊富です。すでに導入している人事労務システムとのデータ連携は簡単に行え、給与ソフト・勤怠ソフトなどを組み合わせることでさらに便利に活用できます。
給与ソフト:マネーフォワードクラウド給与、給与奉行 i10、給与奉行 i11、PCAクラウド 給与 dx
勤怠ソフト:KING OF TIME、Touch On Time、スマートろうむ
その他ソフト:カオナビ、年調・法定調書の達人
他多数
おすすめの企業規模と解決に導くお悩み
中小企業から大企業まで幅広い企業が導入しています。各種申告書をペーパーレス化することで、封入封緘が不要になり、申告書の収集・チェックや不備確認を全てシステム上で行うことが可能です。
少人数の人事労務担当者で年末調整対象者の手続きを大量に行っている企業や年末調整の業務を効率化したい企業には特におすすめです。
例えば、以下のようなお悩みを解決に導きます。
- 紙で行う年末調整は手間がかかるため人事労務担当者の負担が大きい
- 申告書の原本チェックのために出社しなければならず、人事労務担当者はテレワークができない
- 従業員の年末調整に対する理解度が低く、申請内容に間違いが多い
「年末調整業務の工数削減と効率化ができた!」の声
導入企業から寄せられる「使ってよかった」の声をいくつかご紹介します。
導入事例)https://www.officestation.jp/case/
「オフィスステーション年末調整」詳細
![オフィスステーションの詳細](https://bod-grp.com/blog/wp/wp-content/uploads/2024/06/officestation_capter06-1024x646.png)
システム名 | オフィスステーション年末調整 |
提供会社 | 株式会社エフアンドエム |
公式サイトURL | https://www.officestation.jp/nencho/ |
BODの「クラウドシステム導入支援サービス」とは…
クラウド給与計算システム導入に伴う各種データ加工や設定を代行いたします。
丁寧なヒアリングを実施したうえで、貴社に最適な導入プランをご提案させていただきます!
企業様ごとの状況に合わせたカスタマイズや、すでに導入済みのシステムとのAPI連携設定も可能です。ぜひお気軽にご相談ください。
「業務量は文字通り半減しました。もともと紙での作業で、保険料控除申請書などは、保険料控除証明書との突合に加え、保険料控除額は全て手計算により確認を行っていました。保険料控除証明書に記載された金額とシステムに入力された金額の突合で済むようになる等、確認作業にかかる労力が削減された」という声が上がっています。