近年、働き方改革の推進、経済対策等による法改正が頻繁に行われ、対応を迫られる人事労務担当者の負担は増すばかりです。年末調整の業務も例外ではなく、申告書の様式は毎年のように変更されています。特に2024年は、定額減税制度の実施により「年調減税」の手続きも加わるため、例年以上に早めに準備しておくことをおすすめします。
当記事では、年末調整業務に時間がかかるポイントを改めてひも解き、手続きの時期になって慌てないための方策についてご説明します。月次処理に追われて気ぜわしく、夏の時期から年末のことにまでとても考えが至らないという方こそ必見です！
人事労務担当者の6～8月
人事労務の担当者にとって6月は、毎月の給与計算に加え、賞与の計算、労働保険の年度更新の処理と、何かと気ぜわしい月です。2024年は特に、定額減税制度の「月次減税」処理があるため、例年以上にてんてこ舞いではないでしょうか。
7月に入ると1日に、その年9月から1年分の社会保険料の「定時決定」を行い、7月10日までに算定基礎届を所轄の年金事務所または健康保険組合に提出しなければなりません。
一通りの年次業務を終えて、8月を迎えるというスケジュールが例年の流れでしょう。
夏から「年末調整」に備える
この項では、「夏から『年末調整』に備える」と見出しを打ちました。
近年、働き方改革の推進、経済対策などの理由により労働関連法令の改正、税制改正が頻繁に行われています。法改正のたびに、企業の給与計算担当者は対応を迫られ、負担は増すばかりです。年末調整の業務も例外ではなく、毎年のように書式が変更されて処理が複雑化しています。その準備としては、一般的に10月ごろから始める企業が多いのではないでしょうか。
人事労務担当者にとっては、夏から年末のことなんて考えられない…、とお感じかもしれません。2024年は特に、定額減税の「月次減税」処理の目途がついてきたところで、なおさらでしょう。しかし既報の通り、定額減税制度の処理には、年末調整時の「年調減税」の手続きがあり、例年以上に作業量が増えることが予測されます。
年末調整業務の時期、直前になって慌てないためにも、例年よりも前倒しをして夏から準備を進めておくことをおすすめします。
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年末調整の業務に時間がかかる理由
年末調整の業務において、各種申告書類を所轄の税務署へ提出する期限は、翌年の1月31日です。この提出期限までに全ての業務を終えなければなりません。期日に間に合うように、準備にとりかかるのは10月ごろが一般的であるとは、前述の通りです。
年末調整は毎年行う業務ですが、人事労務担当者の負担は相当なもので、とにかく時間がかかります。その理由は、度重なる法改正による仕様変更という点だけでなく、そもそも書類の準備段階から回収・チェック等の工数が多いこと。それぞれの工程において細かな確認事項があるからです。
時間がかかるポイントについて、おさらいしてみます。
【年末調整を行うために必要になる主な書類】
・扶養控除等(異動)申告書
・基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
・保険料控除申告書／生命保険料控除証明書
・住宅借入金等特別控除申告書／住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書(残高証明書)
【年末調整業務の基本工程】
（１）書類の配付・回収
（２）内容確認・不備チェック
（３）データ入力・加工
書類の配付・回収
書類の配付・回収において時間がかかるポイントを挙げます。
●対象者の確認
年末調整の対象者は、会社勤めで所得税の源泉徴収(給与からの天引き)があり、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出している人です。
つまり、年末調整にかかる書類は、従業員全員に配付すればよいわけではなく、対象者のみに配ります。年末調整の手続きが必要な社員を洗い出すため、年間の給与支給額を確かめたり、退職者や非居住者はいないか、扶養親族の人数に変更のある社員はいないかなどを確認したりしなければなりません。
●部署や拠点ごとに仕分けし配付(発送)
年末調整にかかる書類を紙で運用している場合は、部署や拠点ごとに必要な枚数を仕分けてから配付します。地方拠点が多い場合には、発送の手間もかかります。
●回収・提出状況の確認
記入の終わった申告書を回収する際、部署の人数が多い場合や地方拠点がある場合は、取りまとめて発送してもらいます。回収自体に手間はかかりませんが、提出済かどうかの確認には時間を要します。提出状況は日々変わるため、進捗を追っていかなければなりません。期限を過ぎても未提出の社員がいれば、督促も必要です。
内容確認・不備チェック
書類を回収した後、内容確認の工程で時間がかかるポイントです。
●扶養控除等(異動)申告書の確認
年末調整にかかる申告書の様式変更が毎年のように行われています。例えば、基礎控除申告書は令和2年から新たに設けられたものです。1年に1度しか行わない作業かつノウハウが蓄積する前に様式が変わってしまう状況では、記載例があったとしても従業員にとって書類の作成はなかなか難しいことでしょう。人事労務担当者は、記載内容に誤りがないか慎重に確認する必要があります。
●保険料等控除申告書の確認
生命保険料、地震保険料など保険料控除の申告内容を確認する際には、保険会社から発行される証明書との突合せが必要です。
特に、間違いとして多く見受けられるのが、保険料額の記載ミスです。
申告書には、その年(証明書記載の年)の12月末までに支払う「申告額」を記載しなければなりませんが、その年(証明書記載の年)の1月から証明日までに支払った「証明額」の方を記載しているケースが多々あります。また、控除額、合計額の計算間違いや保険料区分の間違いもよくあること。誤った記載をしていないか、突合せは欠かせない作業です。
●住宅借入金等特別控除申告書の確認
給与所得者自身や家族が住む家を新築または増改築をしたときに受けられるのが、住宅ローン控除です。2年目から年末調整の対象となり、所得税額から直接控除を受けられます。該当すると還付金は高額になるため、金額の記載に間違いがないか注意深く確認することが必要です。
●不備チェック・差し戻し
申告書の記載内容に誤りがある場合や、控除証明書等の添付がない場合には、従業員へ差し戻す必要があります。紙で運用している場合には、再度発送の手間がかかります。誤っている箇所を伝え、再提出してもらわなければなりません。これも相当な手間がかかる作業と言えます。
データ入力・加工
年末調整の手続きを紙で運用している場合、書類がそろったら、申告書に書かれた情報を給与計算等のシステムに入力します。申告書の内容を転記する作業には、どうしても時間がかかります。正しく入力されていないと所得税額の正確な計算ができないからです。本来納めるべき税額との過不足が正しく算出できなければ、還付金の額にも影響が及ぶためミスは許されず、手入力した内容のチェックは欠かせません。
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年末調整の時期に慌てないための方策
年末調整業務には細かな確認事項が存在すること、時間がかかるポイントについて、おさらいしてきました。担当者の業務負荷を軽減し、各工数に時間をかけないためには準備段階こそ肝要です。年末調整業務の時期に慌てないために、あらかじめ対策を講じておきましょう。
クラウド人事労務系システムの導入
年末調整の手続きを紙で運用しているようであれば、人事労務系システム(SaaSシステム)の導入を検討してみることが一案です。クラウド型システムには、年末調整に特化したシステムもあれば、給与計算システムに源泉徴収税額の算出等、年末調整機能が付帯している場合もあり、多種多様な機能を持つサービスがあります。
【SaaSシステムの利用により効率化できること】
一般的に、搭載されていることが多い機能をピックアップします。
●年末調整の対象者を自動判定できる
年末調整が必要な従業員へのみ、申告書提出の連絡を行うことが可能です。
●オンライン上で申告書の作成、提出ができる
年末調整の通知を受け取った従業員は、インターネットに接続できる環境があれば、パソコンやスマートフォンを使い、Web上の個人ページで申告書情報を入力できます。
クラウド型システムには、入力する際のアシスト機能がついているものが多くあります。例えば、控除証明書のどこを見て、どの項目を入力したらいいのかが画面上に表示され、迷うことなく作成できる機能があることがほとんどです。
●提出状況がリアルタイムで把握できる
Web上で申告書の提出が完了すると提出状況が更新され、管理者はリアルタイムに提出状況を知ることができます。
●不備チェックができる
入力内容に不備がある場合、アラートでのお知らせ機能や、その対象者へ差し戻す機能がついていることがあります。
これらのことから人事労務系システムの導入によって、年末調整業務の大幅な時間削減が見込めます。導入には初期設定など多少なりとも時間がかかります。操作に慣れるためにも、準備は年末調整業務の直前ではなく、早めに取り掛かるとよいでしょう。
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アウトソーシング(業務委託)のすすめ
年末調整の時期になって慌てないために、SaaSシステムの導入を一案として挙げました。アウトソーシングサービス(業務委託)を利用することも、一手として挙げておきましょう。
【年末調整アウトソーシングサービス利用のメリット】
●人事労務担当者がコア業務に集中できる
一連の作業を委託できるため、担当者はコア業務、本来の月次業務に集中できます。効率化が図れるうえに、人的コストの削減にもつながります。
●法改正にスムーズに対応できる
法改正による変更点があってもアウトソーシングサービス事業会社で対応するため、自社でナレッジをアップデートする必要はありません。
●電子化の推進
もし紙の申告書で運用している場合は、電子化への移行を促進できることがあります。
お申し込みの検討はお早めに！
アウトソーシングサービスの利用を検討する際には、選定スケジュールにゆとりを持ちましょう。
年末調整のアウトソーシングサービス商戦は、一般的に夏ごろがピークのことが多いようです。代行サービスへの依頼は同じ時期に集中することが予測され、年末調整業務の時期直前になって委託先を選ぼうとしても、受託してもらえないこともあるかもしれません。
また、例え受付に間に合っても、直前での申込では、自社にとってどの範囲で委託するのが最適なのか、ヒアリングに十分な時間をかけられないこともあるでしょう。これこそが、夏から準備をおすすめする理由です。
人事労務担当者にとって、年末調整業務は年末から年明けにかけて膨大な量の処理をして、来年こそは早めの準備を…と感じながら、なかなか踏み出せないままに同じ轍を踏むといったことはありませんか。今年はぜひ、アウトソーシングサービスの利用をご検討してみてはいかがでしょうか。
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