給与計算が難しい理由｜負担を軽減し、業務を効率化する方法とは

（１）「勤怠状況」の確認
会社の諸規定や各従業員の雇用契約に基づいた人事データ、勤怠データから「勤怠状況」を確認します。

（２）「支給金額」の計算
基本給と各種手当の額を計算し、給与の総支給額を求めます。

（３）「控除額」の計算
税金(所得税、住民税など)や社会保険料(健康保険、介護保険、厚生年金保険、雇用保険)、財形貯蓄、その他の控除額を計算し、（２）で求めた総支給額から差し引きます。
ここで算出された金額が、従業員の手取り額となります。

給与計算業務を行う際に一番の難関となるのは、3ステップ(３)「控除額」の計算でしょう。
控除額を計算するには、労働基準法など労働関連法令の知識が必要となりますが、近年「働き方改革」の推進により法律やルールの改定が頻繁に行われています。
例えば、社会保険料は各人の標準報酬月額に、定められた保険料率(健康保険料率、厚生年金保険料率など)を掛けて算出します。これらの保険料率は毎年のように改定され、控除する金額はその度に変わるということです。
給与計算業務を行うには、変更される法令について逐一理解して対応しなければならず、これが難しさを感じる一番の理由と言えるでしょう。

給与計算業務では、一つのミスが大きな影響を与える可能性があります。前項でも述べましたが、控除する税金や社会保険料は、それぞれ労働関連の法律に基づいて源泉徴収する決まりです。国や自治体の徴収事務を会社が一部負担して行っていることになるため、納付期限までに正確な金額を納めなければ、追徴金などのペナルティーが科されるケースも発生します。
また、控除額の計算が正しく行われないと、例えば将来受給する年金額が変わったり、失業したときの失業給付金額も変わってしまうといったリスクもはらんでいます。
給与計算業務の担当者には正確にミスなく計算する注意深さが求められ、そのプレッシャーたるや相当なものです。

給与計算業務は、従業員数が多いほど業務量が増えるのは言うまでもありません。その上、会社の独自ルールや例外処理が必要な場面もあり、集計作業は煩雑です。
また、給与計算の流れ3ステップの (１)「勤怠状況」を確認する際、人事データと勤怠データを手作業で照合確認しているケースでは、担当者にとってかなりの作業負担になります。

社員の入退職に伴って、給与計算もイレギュラー対応が必要となります。例えば、月の途中で入社する中途採用者の場合には、入社月の給与は日割り計算が一般的です。
退職者についても、退職月の給与は企業ごとの就業規則に基づいて計算するため、社会保険料や住民税の算出にも注意して臨まなければなりません。
さらに、社員の家族構成が変化した場合も給与計算に影響します。扶養家族の変更など、社員の状況を適切に把握することも難しさの一因と言えます。

給与計算業務はその性質から難易度が高く、一つのミスが大きなリスクを伴うものです。アウトソーシングすれば、給与計算のスペシャリストが対応するため、給与計算に関わるミスを防止できます。度重なる法改正の影響もあり、近年では特に給与計算を外部委託する企業が増えています。