給与明細の電子化｜従業員の同意が必要！注意点と導入のメリット

給与明細の電子化とは、給与明細を紙ではなく電子データで交付すること。ペーパーレスによるコスト削減や業務効率化といった利点がある一方で、従業員から事前に同意を得る必要があり、注意点も存在します。当記事では、自社に合った電子化の進め方と注意点、導入によるメリット・デメリットについて解説します。

給与明細の電子化とは

給与明細の電子化とは、給与明細を電子データで従業員に交付することを言います。紙で配布するのではなく、電子メールやクラウド経由で給与明細を交付します。

従来、紙で配布していた給与明細を電子化して配布することに、法的な問題がないのか疑問をお感じかもしれません。これに関しては、2006年の税法改正により2007年1月1日以後の交付について、事前承諾等一定の要件の下、書面による交付に代えて、電子交付が認められています。つまり、従業員の同意があれば、給与明細の電子化は可能です。

　【電子交付が認められる主な書類】
　・給与所得の源泉徴収票、給与等の支払明細書
　・退職所得の源泉徴収票、退職手当等の支払明細書
　・公的年金等の源泉徴収票、公的年金等の支払明細書　　他

電子交付する方法

国税庁によれば、給与明細を電子交付する方法として認められているのは、以下の3つです。
　・電子メールを利用する方法
　・社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧する方法
　・CD-ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法

近年では、電子メールに給与明細を添付して送付する方法、クラウドソフト等を利用して給与明細を閲覧する方法が一般的に利用されています。

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電子化により推進できること

給与明細の電子化によって推進できることは、ペーパーレス化によるコスト削減、システム連携による業務効率化が挙げられます。

●給与計算ソフト、勤怠管理システム等との連携でさらに効率化
給与明細の電子化とは、例えば「Excelで作成した給与明細データを印刷せずにPDFに変換して配布する」といった方法があり、これだけでも工数の削減が見込めます。
さらに、給与計算ソフト、勤怠管理システム等を導入している場合は、API連携によってシームレスに給与明細を電子データとして発行できます。勤怠情報と給与計算が連動し、給与データが自動でシステムに反映されるため、手作業で行う場合に比べて小さなミスの削減にもつながります。

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給与明細を電子化する方法

給与明細を電子化する手順をご説明します。電子化、電子交付を行うにあたっては、社内で給与明細を管理している状況と照らし合わせます。そのうえで、どの方法が最適なのかを見極めましょう。

給与明細を電子化する際の注意点

従業員からの同意が必要

給与明細の電子化には、従業員からの承諾を得た場合に電子交付が可能であると定められています(所得税法231条)。従業員からの同意を得るにあたっては、口頭によるものではなく、書面によってなされる必要があります。同意書に決まったフォーマットはありませんが、「給与明細書の電子交付について承諾する旨、承諾日、受給者氏名」の3点は必ず記載します。Webサイト上に無料のテンプレートが掲載されているので、参考にしてみましょう。

同意を得られなかった場合には、従来通り、紙の給与明細書を交付しなければなりません。また、同意が得られた場合でも、従業員からの請求があれば書面で交付する必要があります。この理由は、後述します。

従業員の事情を考慮

給与明細を電子化すると、受け取る従業員はスマートフォンやパソコンといった、なんらかの端末を所持している必要があります。業務上このような端末を使用しない職種であれば、給与明細を確認する手段を持たない従業員が出てくる可能性があります。「全員が電子化に対応できる」と決めつけることはせず、一人ひとりの状況を確認しましょう。

同意書が得られている場合でも、従業員が書面交付を希望したときには、給与明細書を書面で交付しなければなりません。例えば、住宅ローンや教育ローンなどの審査の際、金融機関から収入を証明するものとして給与明細書の提出を求められるケースがあるからです。このようなケースに備えて、個別にプリントアウトして手渡しができる体制を整えておきましょう。

給与明細の電子化によるメリット

人事労務担当者・管理者側のメリット

また、ペーパーレスにより書類の保管場所が不要になり、オフィスの省スペース化がかなうこともつけ加えておきます。

●業務効率化
電子化により、業務フローも短縮できます。給与明細の印刷、封入・封緘作業が不要になるため、これにかける手間や時間といった人的コストの削減にもつながります。
また、人の手で給与明細の配布を行う場合、いくら気をつけていても印刷ミスや、封入・配布のミスが起きる可能性があります。電子交付であれば、これらのミスは防止できます。さらに、間違いがないようにWチェックするなど時間をかけていた確認作業をカットでき、それだけ効率化が可能です。

従業員側のメリット

手元に給与明細の現物がなくても、スマートフォンなどモバイル端末さえあれば確認できるため、例えば、住宅や車のローン審査など所得の確認が必要な場面でも、スマホさえあればすぐに確認が可能です。

●紛失リスクを抑えられること
給与明細書は、所得税額や社会保険料などが記載され、個人がいくら稼いでいくら納税したのかを確認できる重要な書類です。紙の書類の場合、誤って捨ててしまうというリスクがありますが、電子データであれば、そのリスクを抑えることができます。

紛失に関しては、紙であれ、電子データであれ、企業側で再発行は可能です。ただし、その保管期限には注意が必要です。企業に給与明細の保管義務はなく、どの程度の期間保管するかは企業によって異なります。給与明細の記載項目には賃金台帳と重なるところが多くあり、この保管期限は5年間の保管が推奨されています(労働基準法第109条)。破棄した過去の記録は再発行が難しいため、紛失リスクの少ない電子データで給与明細書を受け取れることは、従業員にとってメリットになります。

給与明細の電子化によるデメリット・懸念点

情報漏えいのリスク

紙の給与明細でも、紛失や元のデータが流出するといった情報漏えいのリスクはあります。しかし、電子化によって新たに起きうるリスクにも備えておく必要があるでしょう。

人事労務担当者は、給与明細の作成で利用する端末にセキュリティ対策を施すこと、給与計算システムやクラウドサービスを選ぶ際には十分な情報セキュリティ対策が講じられているか確認することが肝要です。電子化を行い安全に運用するために、自社にとって最適な情報セキュリティ対策を講じましょう。

給与明細の電子化にはクラウドシステムの活用を

給与明細の電子化には、従業員からの同意を得るといった注意点はありますが、ペーパーレスによるコストの削減、業務効率化といった多くのメリットがあります。

電子化には、「給与明細をPDF化して従業員へメールで送信する」という方法もあります。ただ、従業員数によっては、あまり現実的とは言えません。会社の規模が大きくなってきたり、給与形態の異なる従業員が増えてきたりといった場合でも、給与計算システム、勤怠管理システムと連動できるクラウドサービスを活用すれば、さらに業務効率化につながります。ぜひ一度、クラウドシステムの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。