文書電子化のメリット・電子帳簿保存法やe-文書法とは？

「文書の電子化」とは、もともと紙で保管していた文書をスキャナなどの機器で電子化することです。
「文書の電子化」を進めると、書類の印刷・管理コストの削減や、検索性の向上など、紙書類の管理よりも業務を効率化することができます。
近年、書類管理の効率的を目的に、「文書の電子化」を進める企業が増えています。

しかし、実際に「文書を電子化」して書類管理を行う際には、電子帳簿保存法やe-文書法などの法律にも注意を払う必要があります。

文書を紙のまま保管するためには、保管場所の確保・キャビネットなどの備品の準備、保管している書類の定期的な整理を行う必要があります。
文書を電子化し、紙での保存が不要な書類を破棄することで、保管場所や備品代・整理や管理のための人件費を削減できます。

紙媒体の書類を探すためにはデスク、キャビネット、または倉庫にある段ボールの中から、特定の書類が見つかるまで書面を1部ずつ確認する必要があります。
しかし、電子化された文書には、取引先名や日付・書類名などのメタデータをファイル名に記録することが可能です。そのため、電子化データが保存されているクラウドストレージなどで探している書類の情報を検索すれば、瞬時に特定の書類を見つけることが可能です。
保管する必要がある書類が多ければ多いほど検索スピードの向上を実感できます。

文書を紙のまま保管していると、経年劣化により紙が破れたり、文書保管庫で原本を紛失してしまったりなど、トラブルが発生することがあります。その場合、当時の文書内容を確認する方法はありません。しかし、文書が電子化されていれば経年劣化や紛失のリスクを最小限に抑え、当時の書類内容をデータで確認することが可能です。

文書の電子化（ペーパーレス化）の推進は、持続可能な社会への取り組みにつながります。環境へ配慮している企業としてのイメージを発信することができます。

文書は、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」という法律に則って電子化しなければいけません。

いきなり社内の文書を片っ端から、各々のルールで電子化を行っても電子化を行うメリットが薄れてしまいます。電子化の作業を始める前に電子化して保存する文書を選定しておきましょう。
さらに、二次利用も含めてルール・工程を定める必要もあります。複数部署でのデータ共有や、PDFのOCR処理などのデータ加工を行うため、文書を電子化すると必ず業務内容が変化します。業務内容の変化に迅速に対応するために、電子化後のルールを事前に共通認識として持っておかなければいけません。
電子化することはゴールではなく、スタートです。