近年、DX(デジタルトランスフォーメーション)推進への機運が高まり、紙書類を電子化し、クラウドストレージに保管する企業が急増しています。この記事では、DX推進の一手としてクラウドストレージの導入がなぜ適しているのか、おすすめするポイントについて、ご説明します。
クラウドストレージ導入をおすすめするポイント5つ
ポイント１．管理・運用の負担を軽減できる
サーバー提供事業者に管理・運用を任せることで、紙書類に費やしていた担当者の時間や労力といった負荷を減らすことができます。また、膨大な量の紙書類は場所をとるものですが、保管スペースも削減できます。
ポイント２．導入が簡単
クラウドストレージは、アカウントを発行するだけで導入できるサービスがほとんどです。およそ30分から1時間ほどで設定を完了し、利用し始めることができます。スピーディーに利用開始できることは、早期に立ち上げたいプロジェクトにも有効です。
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ポイント３．コストを削減できる
保守のための人件費や監視ツールを利用するコストも削減できます。クラウドストレージの料金体系は定額制、従量課金制とあります。自社のデータ容量に応じた料金体系を選択することで初期コストだけでなく、月額利用料を抑えることが可能です。
ポイント４．必要な機能、容量だけ拡張できる
クラウドストレージは、Web上でサーバーの台数やスペックの変更が可能です。導入後に社内での利用状況をチェックしながら保存容量を拡張したり、必要な機能を追加したりもできるため、無駄な手続きも発生しません。
ポイント５．バックアップ・BCP対策ができる
地震や台風などの自然災害、事件やテロ攻撃といった人的災害とも無縁ではない日本。BCP対策においても、クラウドストレージの利用は有効です。特にコロナ禍では、社内、社外を問わずクラウドストレージサービスにアクセス可能になったことは社会的に大きな影響を及ぼしました。災害に見舞われた際にもデータが消失することがないよう、バックアップ体制も整っているため、「自社のデータを守るためにクラウドを活用する」ことは大変有効な対策と言えます。
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クラウドストレージ導入前の注意点
クラウドストレージでは、セキュリティ対策や障害対応もサーバーの提供会社に任せることになります。
セキュリティ対策は万全か
セキュリティ面の問題は、オンラインストレージでデータ、ファイル共有する以上、切っても切り離せないものです。サーバー提供事業者を選ぶ際には、セキュリティ対策が充実しているか、情報漏えいのリスクがないか、内容をよく確認することが必要です。
障害対応は十分か
サーバーの提供会社では多くの場合、集中管理を行っているため、問題発生時に個別の障害対応は基本的にできません。障害が起こった際でも、自社で原因の究明やサーバーの立ち上げ直しによる復旧作業はできないということです。サーバー提供事業者に任せる以上、このことを理解する必要があります。
クラウドストレージの活用で業務効率化
このようにクラウドストレージの導入は多くのメリットをもたらします。DX推進の対策の一つとしても、ぜひご検討してみてはいかがでしょうか。ただし、導入するには大切なデータを預ける上での注意点をしっかりと理解することが重要です。これを怠ると長期的なコスト増につながる可能性もあるためです。自社にあったサービスを見つけるため、ストレージ容量や料金プランについて導入前には内容をよく検討することをおすすめします。
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(※)SaaSとは「Software as a Service」の略称で、“サービスとしてのソフトウェア”を意味します。
