残業代の正しい計算方法とは？時間外手当との違い、注意点を解説

給与明細には「時間外手当」「残業手当」といった項目があります。しかし実際どのように計算されているのか把握されていない方も多いのではないでしょうか。この記事では、給与計算業務で毎月発生する残業代の計算方法を紹介しています。

残業代とは

残業代の計算をするためには、残業の定義を理解する必要があります。まずは、法定労働時間、所定労働時間の違いについて解説します。

残業＝法定労働時間を超えて働いた時間

残業とは、労働基準法第32条で定められた「法定労働時間」を超えて行われた労働を指します。

所定労働時間とは

法定労働時間と混同されがちなものに「所定労働時間」があります。これは、企業ごとに就業規則で定めている労働時間のこと。休憩時間を除く始業から終業までの時間を指します。例えば、9時から17時(休憩1時間)勤務の場合、所定労働時間は7時間です。

残業手当(残業代)と時間外手当の違い

法定労働時間と所定労働時間の違いを理解したところで、残業手当(残業代)と時間外手当の違いについてご説明します。
前述のように、所定労働時間が9時～17時まで7時間の従業員が、19時までの2時間を余計に働いたと仮定します。この場合、1日8時間の法定労働時間に照らすと下図の解釈になります。

この図からお分かりいただけるように、残業手当(残業代)と時間外手当は厳密には異なります。時間外手当とは、法定労働時間を超えた場合に支払われる残業代のこと。割増賃金率が適用されます。一方の残業手当(残業代)は、法定内・外を問わず、会社が定めた所定労働時間を超えた時に支払われる賃金を指します。つまり、時間外手当も残業代の一部という解釈になります。ただし、法廷内残業の場合に残業手当(残業代)を支給するかどうかは企業ごとに基準が異なります。

残業代の計算方法

残業代を計算する際の割増賃金率

残業代を計算する際の注意点

36協定の締結

労働基準法第36条において、法定労働時間を超えての労働や休日出勤が必要な場合に、企業と従業員の間で協定を締結し、その協定書を所轄の労働基準監督署に提出しなければならないと定められています。この協定のことを「36(サブロク)協定」と言います。
36協定を締結していない状態で法定労働時間(1日8時間、週40時間)を超える労働を従業員にさせてしまうと、労働基準法違反となります。また、36協定を締結した場合でも、原則として月45時間、年360時間を超える時間外労働は認められていません。

残業できる時間の上限規制

前述の通り、36協定による時間外労働の上限は、月45時間、年360日と定められています。ただ、差し迫った事情により一時的に上限時間を超えた残業が必要な場合も考えられるでしょう。この場合には、労使協議を行い「特別条項付き36協定」を結ぶことで、例外的に残業時間の限度を超えて労働させることができます(月100時間未満、年720時間以内)。多くの企業で、36協定を締結する際に、特別条項付き36協定も合わせて締結するケースが見受けられます。
なお、特別条項付きとした場合でも、月45時間を超えての残業は1年につき6カ月まで、休日出勤の時間を含め2〜6カ月間の残業時間の平均は80時間以内に収める必要があります。

残業代は1分単位で計算

残業代は1分単位での支払いが原則です。労働基準法第24条において「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を、支払わなければならない」と表記されています。従って、残業時間を15分や30分単位で切り捨てて給与計算することは禁止されてます。
残業代を計算した際に1円未満の端数が発生した場合は、就業規則に規定することで50銭未満を切り捨て、50銭以上を切り上げる処理をすることが可能です。

給与計算を全て人の手で行うには手間がかかる

給与計算をアウトソーシングしてラクに

残業代を計算するためには、まず勤怠データから残業時間を計算しなければなりません。勤怠データと照らし合わせながら残業代の計算をすることも決して簡単ではありません。
また、勤怠集計システムと給与計算システム両方を導入していてもシステム間の連携がうまくいっていない場合は、結局手作業で入力して計算を行うことになります。
給与計算業務の担当者の負担を軽減するためにも、給与計算システムの導入・連携からアウトソーシングをして業務効率化を目指しましょう。