戸籍法改正｜「振り仮名法制化」による影響と外部委託のメリット

戸籍法改正により、行政手続きの効率化と住民の利便性向上が期待されています。改正点は主に4つある中、特に注目の改正が2025年5月より施行される「振り仮名法制化」です。これによってどのような影響が生じるのか、また外部委託のメリットについて詳しく解説します。
※当記事内では「振り仮名」を「ふりがな」と表記します。

戸籍法改正のポイント

3つの変更点 (2024年3月施行)

戸籍法	国民各人の身分関係を明らかにするための戸籍の作成・手続きなどを定める日本の法律 (1947年/昭和22年に全面改正)

改正戸籍法は、2019年5月に成立・公布され、2024年3月1日より施行されています。改正によって、戸籍証明証等に関するさまざまな行政手続きがシンプルになり、住民の負担が軽減されます。改正のポイントは以下の3点です。

行政手続きにおける戸籍謄抄本の添付が不要

戸籍の届出における戸籍謄抄本の添付が不要

戸籍の届出時にも同様に、戸籍謄抄本の添付が不要となります。各市区町村で、法務省の新システムに登録されている戸籍関係情報を閲覧できるようになるからです。

そのため、婚姻届や転籍届、養子縁組など、あらゆる戸籍の届出手続きにおいて戸籍謄抄本を添付する必要はありません。提出した戸籍の届書は電子化によって新しい戸籍謄抄本を速やかに発行できる仕組みです。

本籍地以外で戸籍謄本を取得可能

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「振り仮名法制化」(2025年5月施行)

戸籍の氏名に、ふりがな記載が必要

戸籍法改正における最大の変更点の一つが、ふりがなの法制化です。

従前、氏名のふりがなは戸籍の記載事項とされておらず、戸籍上公証されていませんでしたが、改正法の施行により、氏名に加えて、ふりがなが追加されることになりました。改正法は、2025年5月26日から施行されることが決定しています(2024年9月10日の閣議にて決定)。
戸籍にふりがなが記載されることによって、窓口業務のスムーズ化が図られます。また、正確なふりがなの記載によって誤ったデータの登録を防止します。これにより、行政手続きの信頼性向上が見込まれています。

戸籍法改正の背景

2024年3月施行の改正戸籍法では、これらの課題を解消し、広域交付の導入により、住民の利便性向上が図られています。さらに、個人情報保護の強化や、マイナンバーカードとの連携による手続きの効率化も進められています。この改正により、戸籍手続きの負担軽減と行政サービスの質向上が期待されています。

戸籍法改正に伴う自治体への影響

2025年5月に開始される「振り仮名法制化」に伴い、自治体はふりがなの収集、登録を迅速に行わなければなりません。住民へのふりがな確認通知の発送など、必要な業務は多岐に渡ります。

戸籍システムに基づくデータ作成

従来の戸籍システムにはふりがなの付与はないため、新たにデータを作り直す必要があります。中には住民基本台帳を電子化する際、便宜的にふりがなを付与している自治体もありますが、マイナンバーカードの申請開始時に“間違った”ふりがなを付与しているケースなど問題も指摘されています。

すでに戸籍がある場合のふりがな登録は「改正法施行後1年以内に国民全員が自ら届出を行う」と規程されているため、順次データの作り直しを行わなければなりません。

住民へのふりがな確認業務

前述の通り、氏名へのふりがな付与は「国民自らの届出により登録すること」とされていますが、現実的には難しい部分もあるでしょう。また、1年以内と定められているため、迅速な届出を促すには自治体から住民に「ふりがなの確認通知書」を発送する必要があると考えられます。

通知書面の完成後は、住民の氏名を正しく印刷し、各世帯に迅速に発送する工程となりますが、これだけでも相当な業務量の増加になるでしょう。

住民から届出申請の受付業務

住民からの届出は、書面申請またはマイナポータルを活用したオンライン申請の2パターンあります。申請内容に不備があった場合には個別連絡や説明が必要となり、いわゆるキラキラネームの申請には添付書類を確認しなければなりません。

また、住民からの疑問点、不明点を解消するための「お問い合わせ窓口」の設置も重要です。特に、オンライン手続きに不慣れな年齢層への対応など、全住民に公平に対応するためのフォローは欠かせません。これらの作業に伴う工数や人員数を見積もり、十分な受付体制を構築しておくことが求められます。

申請データの入力作業

書面やオンラインで申請された内容を戸籍システムに入力する作業が必要になります。同時に、入力ミスがないかどうかのチェック体制も必要で、自治体の職員には非常に大きな負担増加が予測されます。

戸籍法改正に伴う業務増には外部委託が有効

戸籍に関わる事務も民間企業への外部委託が認められているため、今回の法改正に伴う業務量増加への対応はBPO事業者へ依頼することが有効な手段と言えます。

★ふりがな確認通知書の発送には…
安価かつ大量に郵送ができる設備を備えた発送代行業者への委託が適切と考えられます。なお、住民の大切な個人情報の取扱いが発生するため、委託先の選定に際してはセキュリティ面での設備、管理体制が重要なポイントとなります。

外部委託、BPOを活用するメリット

戸籍法改正に伴う追加業務は、自治体において大きな負担増を招く可能性があります。BPOを活用することで得られるメリットについて説明します。

自治体職員の負担軽減

ふりがな登録に関する業務を一括して請け負う受託業者であれば、戸籍法改正に伴う業務遂行の人材確保やシステム導入に苦心する必要はなくなります。職員に負荷をかけることなく円滑にふりがな登録業務を遂行することが可能です。

ノウハウ活用で業務効率化

コールセンターを持つ受託事業者であれば、郵送物だけでなく電話やWebを活用した届出促進、お問い合わせ窓口対応も可能です。受託事業者の持つノウハウやツールを活用することで、ふりがな登録業務の効率化が図れるでしょう。

委託により最適な人員配置を行い効率的な運用を

戸籍法改正による「振り仮名法制化」は、行政手続きの効率化と住民の利便性向上に大きく寄与すると期待されています。一方で、改正に伴い各地方自治体の職員には、大幅な業務増が予測されます。追加業務は、BPO事業者への外部委託を活用することで自治体職員の負担軽減と業務の効率化が図られます。

人手が足りないからといって全業務の一部分だけをアウトソーシングを行っても、かえって業務効率が落ちたり、業務負荷が増したりすることも懸念されます。戸籍法改正に伴う事務局運営の業務負担を軽減することはできません。

そのため、通知の発送から受付、問い合わせ窓口といった一連の業務を一括して委託することが効果的だと考えられます。委託により各作業フェーズに最適な人員配置を行うことで、効率的な運用が可能です。