年末調整の手続きは、2018年の税制改正により、2020年から電子申請が可能になりました。これまで紙で提出するしかなかった手続きはPCやスマホで行えるということです。年末調整の電子化には、従業員や年末調整の担当者にとって、さまざまなメリットがあります。この記事では、電子化するメリットとともに、デメリットや導入のポイントについて解説します。
年末調整手続きの電子化とは
これまでの年末調整は、従業員が保険料控除申告書を作成する際、保険会社から保険料控除証明を書面(ハガキ)で受け取り、それを基に手書きで申告書に記入し、勤務先に提出するといったように一連の手続きを書面で行っていました。
年末調整の電子化とは、これら手書きで作成し提出していた年末調整の書類を、「年調ソフト(※1)」または民間の年末調整システムを用いて、従業員がパソコンやスマートフォンで入力し、印刷せずにデータのまま人事労務担当者に提出するものです。
(※1)「年調ソフト(年末調整控除申告書作成用ソフトウエア)」とは、国税庁が無料で提供するソフトウエアのこと。年末調整手続きで提出する必要がある控除申告書をガイダンスに従いながら作成することが可能です。
参考）国税庁Webサイト：年末調整手続の電子化に向けた取組について
電子化による従業員側のメリット
申告書の作成が楽になる
従業員にとっては、これまで手書きで行っていた手続きがシステムに入力する方式に変更されるので、申告書の作成を簡素化することができます。
また、前年度に入力したデータを翌年度以降も使用できるため、何度も同じ情報を書きこむ必要はなくなります。
自分で計算する必要がない
システムによって自動で控除額の計算が行われるため、作業の手間は大幅に軽減されます。
これにより業務効率化が見込め、年末調整の書類作成にとられていた時間を有効活用できます。
電子化による会社側のメリット
担当者の作業負担軽減
書面による手続きの場合、担当者には申告書に添付された原票と各控除申告書の確認作業、控除額の検算、書類の配布・回収が大きな負担としてのしかかります。
電子データによる申告の場合、ソフトウエアによって自動で控除額の計算や集計が行われます。そのため、申告書の正確性が飛躍的に向上します。正確な申告により照合確認作業の手間だけでなく、従業員への修正依頼や問い合わせ対応といった業務の負担軽減も期待できます。
ペーパーレスの促進
紙の書類を用いた年末調整手続きでは、その時期になると書類の保管場所に苦慮することが多いことでしょう。紙の書類を電子化することで保管場所の確保が不要となり、オフィスのスペースを圧迫しません。
また、年末調整に関連する各種書類を各従業員に配布することもなくなるため、ペーパーレスが促進されます。
年末調整手続き電子化のデメリット
年末調整手続きの電子化は、従業員と会社の双方にメリットがあることは前述の通りです。ただし、次に挙げるデメリットも存在するため留意しましょう。
システム導入の準備が必要
年末調整の手続きを電子化するには、「年調ソフト」等システムの導入が必要です。導入の際には、自社にあった運用方法や使いやすさなどを検討し、システムを選定しなければなりません。また、従業員が電子データをスムーズに作成できるようにするため、PCやネット回線などの環境整備も必要になります。システム導入の準備には時間やコストがかかることを考慮しましょう。
従業員への周知、支援体制の構築
電子化に対応するために、従業員に対して仕組みや手続き方法を周知する必要があります。電子化することで紙媒体での申告書作成より作業は簡素化できるものの、デジタル操作に不慣れだったり、電子データによる保存に抵抗感を覚えたりする従業員への支援体制を構築するなど、追加業務が発生する可能性もあります。
これらのデメリットは電子化が完了し、スムーズに運用できるようになれば解消されますが、運用前には準備にかかわる業務負担やコスト増が必要になることを理解しておきましょう。
電子申請の手順と導入のポイント
電子申請の手順
年末調整の手続きを電子申請する際のおおまかな手順は、下記の流れになります。
（1）従業員は、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領する。そのデータを「年調ソフト」等の年末調整控除申告書作成用ソフトウエアにインポートし、年末調整申告書の電子データを作成する
（2）会社側は、(1)で提供された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算する(※2)
(※2)従業員から電子データによる申告書の提供を受けるための要件として、会社は所轄税務署長に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、承認を受ける必要がありました。
しかし、2021年の税制改正後、2021年4月1日以後に提出する源泉徴収関係書類について、この届出と事前承認は不要となっています。
導入のポイント
年末調整システムには、国税庁が提供する「年調ソフト」のほかに、同様の仕組みを備えた民間のクラウドサービスが数多く存在します。
年末調整の申告データは従業員の給与に反映する必要があるため、導入する際は自社で運用している給与システム、会計システムとの連携が可能かどうかの確認を行いましょう。
電子化によって業務効率の向上を
年末調整は毎年行うもの。時期的に繁忙期と重なり、コア業務を圧迫している企業も多いことでしょう。
ここまで述べてきた通り、手続きを電子化することによって、ほとんどの業務がソフトウエア上で行われ、自動計算されます。システムへのインポートが必要になる手順はあるものの、紙によるアナログ方式での申請よりも負担は格段に軽減され、業務効率の向上が見込めます。
業務負担の軽減、コスト削減といったメリットは、デメリットや導入のポイントまで理解し、事前準備を徹底することで最大限活かすことが可能です。当記事を参考に、年末調整の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
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