クラウド型給与計算システムとは、クラウド上で給与計算を自動化できるシステムのこと。近年、働き方の多様化や法改正への対応、マイナンバーカードの普及を背景に、導入を検討する企業が増えています。この記事では、クラウド型の給与計算システムを導入する際にチェックすべきポイントや、クラウドならではのメリット・デメリットを分かりやすく解説します。
クラウド型給与計算システムとは
クラウド型給与計算システムとは、クラウド上で給与計算を自動化できるシステムのことです。インターネットに接続さえできれば、IDやパスワードを使うことで利用者や場所を問わず操作できるため、在宅勤務やテレワークなど多様化する働き方にもマッチしたシステムと言えるでしょう。
従来は、ソフトウェアやデータをパソコンにインストールして利用するインストール型(オンプレミス型)の給与計算システムが主流でした。これは、自社でシステムを構築するため初期費用が発生すること、導入後も法改正の際のアップデート対応など維持コストがかかることから、主に大企業向けとされてきました。中小企業ではあまり導入されてこなかったのが実状ではないでしょうか。
クラウド型の給与計算システムなら、オンプレミス型に比べて安価に運用できることが魅力の一つです。簡単な初期設定でスピーディかつスムーズに利用開始できることもあり、近年ますます人気が高まってきています。業務効率化や人手不足解消を目的として導入を検討する企業も増えています。
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クラウド型給与計算システムのメリット
業務効率化が図れる
一口に給与計算業務といっても、給与や賞与の計算以外にも、社会保険料等の算定処理や更新、給与明細書の発行、年末調整の処理など多くの業務があります。給与計算ソフトなら、初期設定を行えば、所得税等の控除金額、給与、賞与も自動計算されます。つまり、煩雑な計算業務はシステム上で一元化されるため、効率化が図れます。
給与計算は、勤怠データとも密接に関係するものですが、勤怠管理システムと連携すれば、時間外労働の時間を手計算したり、転記したりすることもなく、シームレスなデータ連携が可能になります。
頻繁にバージョンアップされる
近年、働き方改革の推進もあり、労働基準法など労働関連法令の改正、税制改正が頻繁に行われています。給与計算業務は、保険料率や税率、様式などが変更されるたびに対応しなければなりません。クラウド型給与計算システムなら、自動的にバージョンアップされるため、自社で対応する必要がなく、常に最新情報に基づいた状態で利用することが可能です。
法改正への対応だけでなく、ユーザーの声を取り入れたシステム改善も常に行われています。利用しながら、“操作性の良さ”、“使いやすさ”が向上し続けるというメリットもあります。
最新情報を常にチェックしておかないと、バージョンアップに伴い予期せぬ問題、トラブルが発生する可能性もあるので注意が必要です。
インターネットがあればどこでも操作できる
クラウド型の給与計算システムは、ネットワークを経由してオンライン上で操作を行うタイプのソフトであるため、どこにいても操作が可能です。セキュリティ環境を満たしていれば、利用する端末はパソコンでもスマートフォンでも業務を遂行することができます。
どこにいても作業できるということは、人事労務担当者はわざわざ出社する必要はなく、テレワークが実現可能です。また、給与明細書はWeb上で発行できるため、紙で発行する場合の印刷、封入・封緘、配布といった手間もかからず、ペーパーレス化も促進できます。
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クラウド型給与計算システムのデメリット
クラウド型給与計算システムは、一つのプラットフォームを多くの企業で利用することから、汎用性が高い分、少々柔軟性に欠ける面があります。
給与計算とは、勤怠データとも密接に関係し、各種手当や有給休暇の日数など就業規則に基づく企業独自のルールが存在するものです。クラウド型の給与計算システムを導入する際は、独自の計算ルールにも対応する機能が搭載されているかを事前に確認することをおすすめします。
また、インターネットに接続されていない場所では利用できないことや、接続に不具合があれば、処理速度が落ちて業務効率が低下することがある点も、デメリットに挙げられます。
クラウド型給与計算システムの失敗しない選び方
クラウド型給与計算システムを選ぶ際にチェックしておきたいポイントについて、ご紹介します。
サポート体制の充実度を重視する
サポート体制は、システムを提供する企業によって差が出やすい部分です。分からないことがあったときや困ったときのため、サポート体制の充実度を重視して選ぶようにしましょう。サポート体制がしっかりとしている企業の製品なら、初期の導入時からその後の運用も安心です。
自社に合う機能があるか吟味する
どれだけ評判が良く、口コミ評価も高い給与計算システムでも、自社で必要とする設定や機能がなければ、業務効率化は実現できません。複数のシステムを比較し、できる事とできない事をしっかり把握したうえで選定することも、クラウド型給与計算システムを導入する際の重要なポイントです。
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