人手不足が深刻化する近年、事務業務のBPO、アウトソーシングが注目を集めています。事務代行を利用することで、企業はリソース不足を補えるだけでなく、市場競争力を高めるというメリットも得られます。当記事では、事務代行で対応可能な業務内容、依頼するメリット・デメリット、事務代行業者の選定方法について解説します。
事務代行とは？
事務代行とは、データ入力や情報管理などバックオフィスの事務作業全般を外部の専門業者に委託することを指します。それらの業務を請け負う「代行サービス事業者」を指す場合もあります。
事務代行で依頼できることは、一般事務と専門事務に大別されます。一般事務とは、一般的なビジネスマナーを身に付けている人であれば、特別な知識を必要とせずに行える業務。一方、専門事務とは専門的な知識がないと進められない分野の事務業務を指し、経理系事務や営業事務が相当します。
このように‟事務”と言っても、その業務範囲は広く、企業や個人のニーズに合わせた業務内容をカスタマイズできるサービスを提供している代行業者も存在します。業務の内容だけでなく、現場へスタッフを派遣したり、常駐させたりといった業務を行う形態も選択することができます。
次の項では、業界ごとに事務代行で対応できる具体的な業務の例をご紹介します。
事務代行の対応業務例
| 業界 | 代行業務 |
|---|---|
| IT業界 | データ入力 データ処理 ドキュメント管理 サポートチケットの管理 顧客データの管理 |
| 製造業 | 在庫管理 請求書処理 注文書の作成・管理 製品仕様書の作成・管理 |
| 小売業 | 販売データの集計・分析 在庫管理 顧客情報の管理 注文処理と追跡 |
| 人事・労務業界 | 給与計算と支払い処理 社員データの管理 採用プロセスのサポート 労働契約書の作成・管理 |
| 教育業界 | 学生データの入力と管理 スケジュール管理 教材資料の作成と配布 学生の成績管理 |
| 金融業界 | 請求書処理・支払い管理 取引データの入力 顧客情報の管理 レポート作成・分析 |
| 不動産業界 | 物件情報の管理 賃貸契約書の作成と管理 見積もりと請求書の処理 顧客対応と予約管理 |
| ホテル業界 | 予約管理とチェックイン/チェックアウトサポート 電話対応業務 顧客情報の管理 請求書処理と支払い管理 スタッフスケジュールの管理 |
| 自動車業界 | 車両情報の入力と管理 レンタル予約管理 ドキュメント作成と整理 顧客対応・車両の引き渡し |
| ロジスティクス業界 | 輸送スケジュールの管理 輸送データの入力・整理 請求書処理・支払い管理 顧客対応・問い合わせサポート |
上記の業界や業務内容は一例です。依頼可能な内容は事務代行業者によって異なるため、事前によく確認することをおすすめします。
事務代行を利用するメリット
事務代行を利用すると、以下のようなメリットが得られます。
コア業務に専念できる
人手と時間がかかる事務作業を代行業者に委託することで、自社のリソースをコア業務に割り当てることができます。社員がコア業務に専念できれば、経営ビジョンや戦略に沿って業務を遂行でき、企業の成長や競争力の向上につながります。
事務代行によってバックオフィス業務に費やす時間を削減できると、それだけ時間を有効に活用できるようになります。よって、会社全体の業務効率化、残業時間の短縮も見込め、社員のモチベーション向上にもつながるという良いサイクルが期待できます。
専門知識を活用できる
事務代行業者とは、事務の専門知識を持ったプロフェッショナル。最新のノウハウや効率的な作業方法を熟知した作業者に業務を任せられることが大きなメリット。
特定の業務に精通した人材が担うため、例えば経理や法務、通訳など専門性の高い業務、これまで自社内で着手したことがない業務でも対応可能です。外部専門家の知識を活用することで、自社で行うよりも効率的に業務を遂行でき、業務のクオリティも向上させられるのです。
事務代行のデメリット
自社にノウハウが蓄積されない
事務代行業者に業務を依頼した場合、その業務に関するノウハウを自社に蓄積できないというデメリットが生じます。自社内で業務を行っている場合と比べ、効率化や改善の機会が減ってしまう可能性があります。
情報漏えいのリスクが生じる
事務代行業者に業務を外注する場合、自社や顧客に関する情報を提供しなければいけないこともあります。その際に、適切なセキュリティ対策が講じられていないと、情報漏洩やデータの不正使用などのリスクが生じます。事務代行を業者に依頼する場合は、信頼性の高い代行業者を選ぶ必要があります。
事務代行業者の選び方
事務代行業者を選ぶ際の注意点について、ご説明します。
料金形態
事務代行サービスの費用について、2パターンの料金形態があることを知っておく必要があります。月額固定制、従量課金制の2つで、自社の業務量や予算に合わせて適切な料金形態を選びましょう。
【月額固定制】
月額固定制とは、その名前の通り、あらかじめ決められた料金で事務代行サービスを利用する料金形態です。利用量の変動による料金の増減を気にする必要がなく、予算の見積もりが容易です。
【従量課金制】
従量課金制は、業務の量に応じて料金が変動する料金形態です。一般的に業務量が多くなれば、それだけ料金が高くなる傾向にあります。
オンライン・オフライン
事務代行には、2つの業務形態が存在します。オンラインで業務を遂行するクラウドソーシングと、オフラインで直接業務を代行する場合があります。
【オンライン】
デジタルツールやクラウドサービスを活用して事務を代行します。オンライン上のやり取り、作業であるため、遠隔地からの業務サポートも可能です。
【オフライン】
事務代行業者が、依頼者である事務所内で業務を担当します。企業内の従業員と直接コミュニケーションをとりながら、業務を遂行します。
サービス内容
事務代行業者を選ぶ際には、その業者が提供するサービス内容が自社のニーズに合っているかどうかを見極めることが重要です。具体的な業務範囲や内容を事前に検討し、必要な業務を代行してもらえるか確認しましょう。
セキュリティ対策
事務代行業者は、企業の機密情報や個人情報を扱う場合があります。プライバシーマークの取得など、情報の取り扱いやセキュリティ対策への適切な管理が行われている事業者かを確認します。事前によく調べて、情報漏えいのリスクを最小限に抑えましょう。
事務代行は業務効率化の一手
事務代行は、バックオフィス関連の業務全般において、それにかける人手、時間、コストを抑えることができます。これら社内リソースをコア業務に注力させられるため、業務全体の効率化が可能です。企業にとって安定的な成長、市場競争力の向上まで期待できます。
事務代行サービスの利用には、デメリットもありますが、適切な対策と管理を行うことで、リスクは最小限に抑えられます。ぜひ、事務代行という業務効率化の一手を検討してみてはいかがでしょうか。
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