バックオフィス業務とは｜課題と対策を解説、業務効率化のために

近年、働き方改革、DX(デジタルトランスフォーメーション)が政府の施策として推進されるようになり、バックオフィス業務の効率化を検討する企業が増えています。そこで、「そもそもバックオフィスとは何か」からひも解き、重要視される理由や課題、その対策までを分かりやすく解説します。

バックオフィスとは

定義

バックオフィスは、事務部門、管理部門とも呼ばれ、メイン業務を後方支援する職種です。利益には直接関与しない仕事ですが、企業運営を安定して継続するために後方からサポートする“縁の下の力持ち”という役割があります。

バックオフィスに該当する職種と業務内容

経理・財務	会計業務や予算管理、資金調達、資産運用
人事・労務	採用活動、人事評価・教育、人事異動、労働管理
法務	契約業務や書類のリーガルチェック、コンプライアンス対応
総務	設備・備品の管理、社内規定の整備、社内イベントの運営
情報システム	基幹システムの運用・保守、セキュリティ対策
一般事務	データ入力・書類作成、来客・電話対応、郵便物の仕分け

図表のように、従業員が円滑に業務を遂行するための環境整備や、企業活動を健全に行うための仕組みづくり、事務手続きがバックオフィスの主な業務内容と言えます。

フロントオフィスとは

バックオフィスの対義語に、フロントオフィスがあります。この違いは、顧客と直接関わるかどうかです。バックオフィス部門では従業員とのコミュニケーションを積極的に行う一方、顧客と直接関わることはありません。フロントオフィスは“前線”として、見込み顧客やクライアントと直接コミュニケーションをとり提案するような営業職が該当します。

ミドルオフィスとは

ミドルオフィスとは、経営企画、広報、マーケティングといった部署で、フロントオフィスがより高い成果を生むためにサポートする部門のことを指します。主な業務内容としては、営業施策の立案・実行、営業事務など顧客に関連した業務を行います。

バックオフィスの重要性

直接的な利益には関わらないものの、バックオフィス業務は企業活動の根幹である経営資源(ヒト・モノ・カネ・情報)を管理する役割を担っており、経営と密接に関係しています。そのためバックオフィスが脆弱な場合、メイン業務を圧迫することとなり、企業全体の成長を鈍らせる要因にもなり得るのです。バックオフィスがいかに重要か、お分かりいただけたかと思います。

バックオフィス業務における課題

業務の属人化

経理や法務など専門の知識やスキルを要する業務は、特定の担当者に偏りがちで属人化しやすい傾向にあります。例えば、年末調整など頻繁に法改正の影響が及ぶ作業では、常に最新情報を取り入れて対応しなければならず、専任の担当者に任せきりになるケースも少なくないようです。業務の属人化が進むと、担当者の離職・休職の際に引継ぎが困難となり業務が滞る可能性が高くなります。

人員配置の難しさ・人材不足

バックオフィス業務は、繁忙期と閑散期で業務量に差があり、人員配置が難しい側面があります。例えば経理業務であれば、年末や決算時期は忙しく、取引の少ない時期の業務量は抑えられます。利益に直結しない部門であるため人員調整の予算配分が後回しにされがちで、結果的に少ない人数で膨大なバックオフィス業務をカバーしていることも珍しくありません。また、専門スキルを要する経理や情報システムにおいては人材確保も大きな課題です。

アナログ業務が中心

コロナ禍を経て、バックオフィス業務の中でも勤怠管理などでデジタル化を取り入れた企業も増えました。しかし、請求書・証憑類を紙で処理するなど、実態としてはいまだに「紙文書」、「印鑑による承認」といった業務フローが数多く存在しています。紙の書類があることは手作業が必須となり、転記や入力で人的ミスが発生しやすくなることも事実。オフィスにいなければ行えない作業であれば、リモートワークも導入できません。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務がもつ課題が明確になったところで、効率化するメリットについて考えてみましょう。

コスト削減

電子化することでペーパーレス化が進めば、紙やインク、印刷代といった消耗品費のコスト削減が実現できます。作業工数や人件費の削減につながります。余剰人材をフロントオフィスへ配置転換することで、採用活動にかける時間や費用の削減も見込めます。

ヒューマンエラーの防止

バックオフィス業務は、人間の目や手を使った定型業務、いわゆるルーティンワークが大半です。数値や文字の重複入力、データ集計ミス、見落としなどの人的ミスが頻繁に発生しやすい仕事と言えます。業務を自動化、デジタル化できれば、疲労や勘違いによるミスを防止しやすくなります。また、手作業をシステムツールに置き換えれば、誰が作業しても同じクオリティを保てます。作業の巻き戻し等の無駄や属人化の問題も解決できるでしょう。

生産性の向上

バックオフィス業務の効率化は、企業全体の生産性向上にも寄与します。定型業務が自動化されればコア業務に集中できるうえ、マネジメントやガバナンス強化といった、より付加価値の高い業務に注力できるようになるでしょう。また、中小企業やスタートアップ企業においては、従業員がフロントオフィス業務とバックオフィス業務を兼任するケースも少なくありません。この場合、バックオフィス業務の負担が軽減されることで、フロントオフィス業務に充てる時間を確保することができます。

バックオフィス業務の効率化のために

バックオフィス業務を効率化するための対策をご紹介します。自社に合う方法は何か検討し、積極的に導入してみてはいかがでしょうか。

ITツールの活用

まず挙げられるのが、「ワークフローシステム」といったITツールの活用です。ワークフローシステムでは、インターネット上で稟議書や各種申請書について、申請から承認、決裁、報告までの一連の手続きを完結できます。具体的には、交通費等の経費精算手続き、新ルールや情報の共有、勤怠の申請・管理などがあります。これら経理・総務関連の手続きを自動化できれば、作業時間の短縮、ペーパーレスにつながります。紙の文書が存在しないため出社する必要がなく、リモートワークでも対応可能です。

ほかに、下記のようなツール、クラウドサービスの利用もおすすめです。

• Web会議システム
• 営業支援ツール(SFA：Sales Force Automation)
• 電子帳簿システム
• ビジネスチャット／社内向けチャットボット
• ERP(Enterprise Resources Planning)：企業の基幹となる人事・会計・物流業務の管理を一元化するシステム
• RPA(Robotic Process Automation)：人がコンピューター上で行っている定型の事務作業を自動化するシステム

アウトソーシングの検討を

専門性が求められるバックオフィス業務については、税理士や社会保険労務士など専門家へ依頼したり、専門企業へアウトソーシングしてもよいでしょう。専門性を求められる業務だけでなく、バックオフィス業務が本来注力するべきフロントオフィス業務を圧迫している場合にも、アウトソーシングは有効です。

ただ、アウトソーシングと言っても「どの業務を委託するのか」、「どこまで依頼できるのか」など、なかなか一歩を踏み出せないことも多くあるようです。近年では、業務の一部分のみを切り出して依頼する場合もあれば、業務プロセスごと依頼する場合(BPO：ビジネス プロセス アウトソーシング)もあります。この機会に、バックオフィス部門の業務内容を見直して、アウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。