営業事務とは｜一般事務との違いや仕事内容、必要なスキル、将来性

営業事務とは、営業部門やその担当者を事務的にサポートする仕事。求人サイトで目にすることも多いワードですが、具体的な仕事内容をイメージしにくい方もいらっしゃるでしょう。この記事では、一般事務との違いや仕事内容、必要なスキル、将来性について詳しく紹介します。

営業事務とは？気になる仕事内容

営業事務とは、営業担当が営業活動に専念できるように、社内での事務作業をサポートする仕事。会社によっては「営業サポート」、「営業アシスタント」と呼ぶこともあります。事務職と言っても、作業を黙々とこなしていくだけではなく、営業担当者や顧客とうまくコミュニケーションをとりながら進めていくスキルも求められます。多くの企業から必要とされる業務であり、やりがいをもって取り組めるためオフィスワークの中でも人気のある仕事です。

一般事務との違い

営業事務と一般事務、具体的な仕事内容はどう異なるのでしょうか。

営業事務の仕事は、営業担当者のサポートであるのに対して、一般事務の仕事は、部門を限定せず幅広い領域での事務のことを言います。営業事務の場合は、企業の営業部門に所属し、営業担当者から指示された資料作成や受発注業務など事務的なサポートを行います。担当者に代わり、顧客からの問い合わせ対応を行う機会もあり、対外的なやり取りも一般事務に比べると多めです。

一方、一般事務の場合は、営業部門に限らず、社内資料の作成やデータ集計、ファイリング、電話応対など庶務や総務も含め幅広い業務全般を担当します。また担当領域は企業によっても異なります。

営業事務の仕事内容

営業事務の仕事内容を具体的に見ていきましょう。

• 営業関係書類の作成
  営業活動に伴う受発注関連の書類を作成します。書類の種類は業界や会社によって多岐に渡り、主に見積書・発注書・納品書・契約書・請求書・検収書があります。
• 受発注業務
  顧客からの受注に対し発注をかける業務。受注は顧客からの直接電話・FAX・システム等で入る場合や営業担当者からの依頼など、会社や業種によって異なります。発注業務も専用システムへの入力等、形態はさまざまです。
• 在庫確認・納期確認
  商品を扱う会社では、納品や在庫管理も営業事務が担当することが多いです。顧客への納期回答、発送や補充などの入出荷管理を行うこともあります。
• 売上計上・管理
  部門の売上を定期的に記録、管理する業務。記録するだけでなく、専用ツールやExcel等での分析作業のほか、社内報告のために売上報告書の作成を指示されることもあります。
• 電話・メール応対
  営業部署や営業担当者の代わりに電話やメールの対応を行います。担当者への取り次ぎだけでなく、問い合わせやクレームの一次対応をするケースもあります。そのため、取り扱う商品やサービスの内容についても把握しておかなければなりません。

営業事務に求められるスキル・役立つ資格

営業事務に求められるスキル

営業事務とは前述の通り、社内外のさまざまな人と関わりながら営業担当をサポートする仕事です。業務を進めるうえで求められるスキルは、コミュニケーション能力・タスク管理と臨機応変な対応力・事務処理能力が挙げられます。

社内外のコミュニケーション能力

サポートする営業担当者とすれ違いのないように意思疎通することが大前提です。社内外の人と交渉・調整すること、顧客の話を正確に理解してスムーズに受け答えすることも求められます。各方面に向けた高いコミュニケーション能力が必要です。

タスク管理と臨機応変な対応力

営業事務では、複数の業務が同時に進行していきます。「優先度が高いのはどちらか」、「この業務の関係者は誰か」、「この案件の納期はいつか」などを把握し進めていくため、タスク管理は重要なスキル。ルーティン業務だけでなく、突発的な依頼が発生することもあり、それに対応できる臨機応変さも必要です。

事務処理スキル

言うまでもないことですが、一定程度のパソコンスキルは必要になります。資料作成や売上データの集計をする際、Word・Excel・PowerPoint等を使用するのが一般的です。このほか、経理の知識やビジネスマナーが求められることもあるでしょう。

営業事務に役立つ資格

営業事務を行うために必須の資格はありません。未経験でもチャレンジできますが、持っていると役立つ資格はあります。ここでは、3つの資格について解説します。

• MOS
  MOSとは、WordやExcelなどの知識やスキルを身に付けたと証明する資格。マイクロソフト社公認の資格で、正式名を「マイクロソフト オフィス スペシャリスト」と言います。MOSを通して、パソコンスキルを一段と向上させる機会にしてみてもいいですね。
• 簿記
  簿記とは、日々の経営活動を記録・計算・整理し、経営成績・財政状態を明らかにするスキル。会計知識や財務諸表を読む力などが身に付きます。営業事務では、経費精算、売掛金や買掛金に関わる業務もあるため、簿記の知識があれば業務を進めやすくなるでしょう。
• 秘書検定
  秘書検定とは、正しい敬語の使い方や身だしなみといった社会人として必要な一般常識を学ぶもの。筆記試験や面接試験があり、より実践的なビジネスマナーとして、電話応対やメールマナーなどの習得に役立つでしょう。

営業事務の魅力、やりがいとは

営業事務の業務内容がわかったところで、その魅力ややりがいについて、メリット、デメリットにわけてお伝えしましょう。

営業事務で働くメリット

• ビジネススキルが身に付く
  営業部門は、会社の中核とも言えるところ。そのため、ビジネスに対する知識や感覚が実務を通して自然と身に付いていきます。取り扱う商品の知識や、業界全体の動向を知ることもできます。また、資料作成や業務効率化への提案を行うことで、プレゼンテーションスキルも向上するでしょう。ほかの事務職とは違い、顧客からの問い合わせや要望に直接対応することで、コミュニケーションスキルにも磨きがかかります。
• 会社への貢献を実感できる
  営業部門チームの一員として動くため、同じ目標に向かって仕事をしている実感が得やすいのも特徴です。顧客とのコミュニケーションの中で自身の対応力が評価されることで、直接的な売上アップにつながる場合もあります。チームの一体感を感じられること、売上というわかりやすい結果が見えることからも、大きなやりがいを感じられるでしょう。
• キャリアプランが立てやすい
  営業事務は、さまざまな部署との連携により幅広い知識を習得し、経験を積むことができます。実務を通したスキルアップにより、キャリアチェンジや転職も検討しやすくなります。売上管理や書類作成の経験から「経理、人事労務」分野へ、顧客や社内との調整業務を活かして「秘書」へ、営業事務の経験に語学力を加えて「貿易事務」へと幅広い職種へのキャリアチェンジも可能です。このように、自身のキャリアプランを立てやすくなることもメリットと言えますね。

営業事務で働くデメリット

• クレーム対応
  営業事務は、顧客と直接やり取りをする機会が多いのが特徴。営業担当の代わりに一次対応することも多々あるため、クレーム対応をしなければならないこともあります。自分のミスが招いたことではなくても、営業部門というチームで動く以上、部門全体でのクレーム処理に携わることも。そのため、ある程度のストレス耐性が求められることは、心構えとして必要です。
• 顧客の都合に合わせた臨機応変な対応力
  顧客の都合に合わせた対応力が必要です。ときには、「納期を短縮してほしい」など無理な依頼を受けることも。営業担当者や上長と上手にコミュニケーションを取りながら、臨機応変な対応を迫られる場面もあるはずです。

営業事務に向く人ってどんな人？

どんな仕事においてもそうですが、営業事務にも向き、不向きがあります。それぞれ3点ずつ挙げてみます。

向いている人

• コミュニケーション能力が高く、気配り上手な人
• 状況に応じて優先順位を判断し、臨機応変な対応ができる人
• サポートすることが好きな人

向いていない人

• 一人で黙々と作業をするのが好きな人
• 臨機応変な対応をすることが苦手な人
• ストレス耐性が低く、打たれ弱い人

営業事務の将来性

一般的に「事務職」と言えば、データ入力や資料作成などの単純作業、定型業務というオフィスワークを指します。これらの業務は昨今、AIやRPAといったデジタル技術の導入により代用可能なことが増えており、将来的に求人数は減ることが予測されます。

しかし、営業事務は社内だけでなく、大切な顧客といった社外の方とのやり取りも多く、‟人”しかできないコミュニケーションスキルが求められる仕事です。ですから、将来すぐになくなる仕事とは言えません。また、営業手法においても、従来の訪問型営業からインサイドセールスへ、コンテンツマーケティングを用いた営業活動へと、近年その手法自体が変化し続けています。そのため、より営業職に近い位置付けで「営業事務」へのニーズが高まる可能性もあります。