OCRとは｜“文字認識機能”が注目される背景と導入のメリット

「書類が多くて、目的の書類を見つけるのに一苦労」、「書類を見るためだけに出社するのは面倒…」とのお悩みはありませんか。DX推進やSDGsの取り組みが社会全体で活発化する昨今。インボイス制度スタート、電子帳簿保存法の改正と企業の経理業務と取り巻く環境は変化し続けています。そんな中、注目度が増している技術が「OCR(光学文字認識)」。この記事では、OCRとは何か、注目される背景のほか、導入するメリットについて具体的に解説します。

OCRの基礎知識
1. OCR(光学文字認識)とは何か
2. OCRの仕組み
OCRを導入するための準備
1. OCRの活用事例
OCRが注目される背景
OCR導入のメリット
OCR活用への道

OCRの基礎知識

OCR(光学文字認識)とは何か

　　OCR (Optical Character Recognition/Reader) 読み：オーシーアール

光学文字認識／手書き文字や印刷された文字をスキャナで読み込み、デジタル上で扱える文字データに変換する技術のこと

従来、紙や画像上の文字をデータ化する場合、人間が手作業で文字入力をしなければならず、多くの時間と労力を要することがネックでした。
OCR技術を用いれば、紙に印刷された文字や画像上の文字をテキストデータとして扱えるようになります。取り出した文字データは、コピー＆ペーストして業務システムに入力するなど編集できることも大きなポイント。データベースへの格納、システム上での検索も容易になり、大幅な業務効率化が図れます。

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OCRの仕組み

続いて、OCR技術の仕組み、テキストデータに変換する流れを簡単にご説明します。

書類や写真をスキャンし、画像データとして取り込む
レイアウトを解析する（画像領域と文字領域の識別）
文字の処理（抽出した文字の特徴を候補と照合）
テキストデータに変換して、出力する

通常、紙文書や画像をスキャンするだけでは、コンピューターはそれを画像データとしてしか認識しません。データ内の文字はあくまで画像の一部であり、テキストデータのように扱うことはできません。

OCR技術では、画像データ内にある文字だけを識別し、あらかじめ登録された候補や前後の文字列と照合して、何の文字かを判断します。出力には、PDFやWord、Excel、GoogleドライブからGoogleドキュメントアプリで展開するなど、さまざまな形式を選ぶことができます。

＜OCRの読み取り精度について＞　
誤認識が一定の割合で発生します。文字の認識精度は、傾き補正などの事前処理を行ったり、単語登録により精査する事後処理をしたり、ソフトウエアの改良によってずいぶん向上しています。それでもやはり完全ではないため、最後に目視によるチェックは欠かせません。

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OCRを導入するための準備

OCRを導入するためには、スキャンした画像を取り込むための設備が必要です。

＜必要な設備＞
・パソコン（スマートフォン[iPhone ／Android]も場合によって対応可能）
・スキャナー（オフィス複合機[マルチコピー機]、スキャン専用機）
・インターネット環境（クラウド型の場合）

OCRの活用事例

OCRの活用シーンとして、以下のような例が挙げられます。

・レシートを読み取り、内容をデータ化して経費申請に利用
・交換した名刺をデータ化してデータベースに取り込む
・アンケートをデータ化して自動集計する

これだけでも、いかに利便性のある技術かがイメージできるでしょう。これらはOCRの用途のごく一部であり、文書管理やデータ入力のさまざまな場面で広く活用されています。

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OCRが注目される背景

OCRが注目される背景は、その利便性ある技術が社会情勢と一致したことが大きな要因とも言えるでしょう。それぞれ具体的に解説していきます。

AI-OCRの登場

AIの実用化に伴い、2017年頃からOCRにもAIが組み込まれるようになり、文字認識率が大幅に向上しました。
AIのディープラーニングにより文字を読み間違えたことも学習され、次回以降の読み取りに生かされます。また、たとえ帳票のフォーマット(レイアウト)がバラバラでも項目ごとの文字抽出が可能です。AIの搭載により機能が強化されたことで、OCRにはますます関心が寄せられるようになっています。

働き方改革の推進

2019年4月より順次施行されている「働き方改革関連法」では、長時間労働の是正、労働生産性の向上が掲げられています。人の手による文字入力作業では膨大な時間と労力がかかりますが、OCRを利用すれば作業時間の削減、業務効率化につながります。

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テレワークの浸透

2020年に新型コロナウイルスが流行、拡大し、テレワークを実施した企業が急増。以降、テレワークでの働き方が定着しました。ただ、実施するには紙文書の電子化(デジタルデータ化)も必要です。オフィスに行かなくても円滑に情報共有するためには、デジタルデータでのやり取りが必須となり、OCRの利用も拡大していきました。

RPAの登場と活用

RPA(Robotic Process Automation)とは、ソフトウェアロボットによる業務自動化技術のこと。一連の作業手順を記憶し、正確に再現できるソフトウェアロボットを搭載したRPAツールは、定型業務(特に、手作業が主流の事務的作業)の自動化に活用されています。

このRPAにOCRを連携させることで、さらに業務プロセスの自動化を進められるようになります。例えば、納品書や請求書など紙の帳票からテキストのみ抽出しデータを作成、加工するといったプロセスです。

「RPAとは？」初級編｜自動化の仕組み、導入メリット基礎解説

RPAとは、ソフトウエア型のロボットを利用して単純業務を自動化するシステムのこと。本記事では、具体的にどういう仕組みなのか、導入後は何ができるようになるのかといった基礎知識から導入のメリットまで分かりやすく解説します。

インボイス制度・電子帳簿保存法

インボイス制度が2023年10月からスタート。制度の施行により、受領した適格請求書が必要記載項目を満たしているかを確認する業務が発生します。この場合、OCRで適格請求書から登録番号を読み取ることで、チェック業務や業務システムなどにデータ入力する手間を削減できます。

電子帳簿保存法(電帳法)とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律のこと。2024年1月以降は「電子取引」への対応が義務化され、電子的取引の帳票は、印刷した紙ではなく電子データ保存が原則です。また、電子帳簿を利用すれば紙帳簿の保管が不要になるため、過去の紙帳簿から移行の際にもOCRが活用できます。

このように、経理業務を取り巻く環境が大きな転換期を迎えたことも、OCRの活用が検討されるきっかけの一つと言えるでしょう。

OCR導入のメリット

この項では、さらに具体的にOCR導入のメリットについて解説します。

ペーパーレス化の促進

OCRを導入すれば、既存の紙の資料や帳票などから文字を読み取ってデータ化し、原本は廃棄できます。これによりペーパーレス化を進めることができます。

ペーパーレス化、つまりデータ化することにより、検索が容易になります。膨大な紙資料の中から必要な情報を取り出すための時間は、大幅に短縮できます。
また、紙の保管スペースが不要になり、オフィスの維持管理費をカットできたり、持ち出しや紛失のリスクを防ぐという利点もあります。ペーパーレス化が進めば時間、スペース、維持コスト、リスクヘッジとさまざまなメリットが生まれます。また、紙の消費量削減によるSDGsへの貢献といった二次的なメリットも得られます。

ペーパーレス促進によるSDGsへの貢献と企業イメージの向上

近年、より活発化するペーパーレスは、SDGs(持続可能な開発目標)の達成に貢献する取り組みとしても注目されています。当記事では、ペーパーレスがSDGsに貢献できる具体的な内容や取り組み例、企業イメージの向上につながる理由まで解説します。

データ入力作業の効率化

OCRを活用すれば、それまでは手作業で文字を入力していた作業を効率化できます。人手が必要な場面は最後のチェック作業と、誤りがあった場合の修正作業だけ。空いた時間はコア業務にあてることができます。
OCRにプラスしてRPAを連携させれば、さらなる業務効率化につながります。前述の通り、OCRによって紙の文字情報をデータとして取り込むことができれば、その情報を表計算ソフトに入力したり、会計ソフトに登録したりといった作業の自動化まで可能になるのです。結果として、業務効率の大幅な向上と作業時間の削減が見込めます。

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情報共有のしやすさ

資料が紙の場合、記載内容を共有するには一度に一人ずつにしかできず、大人数に情報共有したい場合には時間も手間もかかります。例えば、オフィス内や町内会での回覧板と言えばイメージしやすいでしょうか。
OCRで文字を読み取りデータ化することで、共有サーバーにファイルをアップロードしたり、メール添付などで簡単に大人数への情報共有が可能になります。また、データ化した情報は編集や更新も行えるため、常に最新の状態に保ちながら活用できるようになります。