ペーパーレス推進・DX伴走支援「スキャン代行サービス」
書類の仕分けからスキャン後の処理まで一括サポート
BODの「スキャン代行サービス」なら、大量の紙資料をスキャン／PDF化するだけにとどまりません。日々発生する書類の仕分けから、スキャン後のリネーム、データ加工・連携まで一連の流れとして代行可能です。お客様の大切な「情報資源」は、万全のセキュリティ環境で電子データ化し、ペーパーレス推進、DXへの伴走支援を承ります。
こんなお悩みは、BODの「スキャン代行サービス」で解決！
＼ 持ち出し困難な書類の場合には、お客様先でのスキャン対応も承ります！／
BODの「スキャン代行サービス」が選ばれる理由
紙書類の後処理、保管も／オフィスの省スペース化
過去に取り扱った紙の書類が膨大な量になり、保管スペース、事務所の執務スペースを圧迫している場合、書類を電子化しペーパーレスにすることで、オフィスの省スペース化につながります。BODでは倉庫スペースを完備しているため、スキャン後書類の保管対応も可能です。書類原本の処分をご希望の場合は、廃棄手配も承ります。
省スペース化には、過去書類を電子データ化して原本処分というスポット対応はもちろん、毎月発生する一定量の書類を取りまとめてスキャン／データ化する「継続的なスキャニング代行」もおすすめです！
スキャン前の書類の仕分け、スキャン後のデータ処理など、面倒で手間のかかる作業もBODが一括サポート！
＼ ご相談は無料です ／
サービス詳細
電子帳簿保存法の対象書類
（国税関連の書類）
各種契約書｜預り証｜借用証書｜預金通帳｜見積書｜検収書｜申込書｜注文書｜請求書｜領収書｜レシート など
e文書法の対象書類
（上記 電帳法以外の法的な書類）
会計帳簿｜証憑書類（相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書、領収書等、および自己の作成したこれらの書類の写し）｜営業報告書｜財産目録｜事業(業務事務)報告書｜付属明細書｜組合員(会員、加入員)名簿｜議決権行使書｜規約等｜資産負債状況書類｜社債権者集会議事録謄本｜社債原簿謄本｜総会議事録(創立総会含む)｜取締役会議事録｜定款
一般文書
各種申請書｜検査証｜仕様書｜作業手順書 など
＜営業＞
営業の提案資料｜会議の議事録｜会社案内｜商品カタログ｜業務マニュアル｜各種申込書
＜総務＞
点検票｜各種報告書｜保証書｜名刺｜アンケート｜チェックシート｜各種マニュアル｜書籍 など
＜人事＞
求人票｜履歴書｜経歴書｜職務経緯書｜社内規定
その他
電子化可能な書類・画像
＜図面＞
機械設計図｜設備図｜建築図面 など
＜広報＞
広報誌｜会報誌｜新聞・雑誌｜各種パンフレット｜イベントのチラシ
＜その他＞
各種レポート｜はがき｜写真マイクロフィルム｜絵画｜楽譜 など
※スキャンの対象となる書類、画像は一覧の通りです。一覧にない書類については、ご相談ください。
サービスの一例
【01：申込書類のスキャン→データ加工→原本返却】
１）当月内に顧客から提出された申込書一式をBODへ発送
２）BODにて、申込書の仕分け作業
（例：新規契約申込書、退会申込書、継続申込書など種別による分類）
３）仕分けられた分類に従ってスキャンし、PDF化
４）指定の命名方法に基づき、データファイルに命名(リネーム)
５）データ加工
（例：新規申込書のみ顧客情報[氏名・住所]を抽出しデータ作成）
６）電子データをご指定の方式にて納品、書類の原本一式を返却
【02：過去の人事データ書類のスキャン→仕分け→原本の保管／廃棄】
１）過去の人事データ書類を保管場所からBODへ発送
２）BODにてスキャンし、PDF化
３）年度ごとにデータファイルを仕分け、命名(リネーム)
４）電子データをご指定の方式にて納品
５）書類の原本処理
各人事書類ごとに法令で定められた保管期間に基づき分類
６）保管期限内の書類をBODの物流倉庫にて保管の手配
７）当時点で保管期間の過ぎている書類は廃棄処分の手配
【03：オンサイトスキャン(社外への持ち出しが困難な書類の場合)】
１）書類の内容をヒアリング
２）BODのスタッフが現地調査を実施
３）必要機器をご指定の場所に搬入
４）ご指定の作業場所にてスキャン／電子化処理を実施
サービス導入の流れ
要件ヒアリング
現在ある書類の内容や量、スキャニングで電子化/PDF化する書類、保管状況についてヒアリングします。ヒアリングさせていただく内容は、主に下記の5点です。
・書類の種別
・書類のボリューム・量
・ご条件（ OCR等オプション、原本の処理 ）
・納品スケジュール
・ご予算
現地調査
スキャニングで電子化/PDF化する書類の原本は、必要に応じて書類保管の現地にて確認いたします。
条件・各種オプション確認
電子データ化した後のファイルの命名方法、書類の原本処理、仕様などの条件、電子データ化にかかる期間、OCR処理などオプションサービスについての確認を行います。
お見積り・ご契約
ヒアリング、現地調査の内容を精査し、作業フローを構築後、お見積りを提示いたします。ご提案したスキャニングプランを検討いただき、料金・内容にご納得いただいたうえで、契約となります。スキャンサービスを初めて利用されるお客様にもご安心いただけるよう、万全のサポート体制をお約束いたします。
運用開始
ご契約後、電子化/PDF化する書類の原本をご送付ください。お預かりした書類の原本は厳重なセキュリティ対策が施された環境下にて管理いたします。お客様のご希望に沿う条件にて、スキャニングサービスの運用を開始します。
納品
スキャニングが完了した後は、DVD・USBメモリー・URL経由のダウンロード等、ご要望の形式にて電子データを納品いたします。書類の原本は、速やかにご返送いたします。原本の保管、廃棄をご希望の場合は、所定の処理を行います。
＼ スキャン後の細かなデータ処理作業も、保管／処分に至るまでサポートします！ ／
お客様の声
業務の滞納がなくなりました！
「一定量の申込書類をスキャンしないといけないのですが、通常業務が忙しく手が回っていませんでした。BODに依頼してからは、必要な書類の仕分けとリネームもセットでしていただいたので、滞納することがなくなりました！」
データ加工のおかげで業務効率が上がりました！
「スキャンだけを行っていただけるのかと思っていました。実際には、スキャン後のデータ加工など事後作業もまとめてお願いできたので助かりました！ その後の作業がしやすいように仕組みを作っていただけたので、業務効率化出来ました。」
省スペース化が実現しました！
「大量の過去書類が事務所内にあり、執務場所を圧迫していました。スキャニング後に書類の原本保管を依頼できたので、執務スペースの確保ができました！」
”名もなき作業”にかかる時間が減りました！
「スキャンする前の、書類の仕分けや枚数確認、ホチキスを外すといった”名もなき作業”に費やす時間が多く、面倒に感じていました。書類の仕分けからお願いできて本当に助かりました！」
紙書類のスキャン／電子化を
アウトソーシングするメリット
merit 01【BCP対策】滅失対策、書類の劣化防止
紙の書類を電子化することで、大規模な災害が起こった場合に、書類が水没したり焼失したりといった被害に遭うことを防止できます。これは災害や重大事故時でも事業を継続できるBCP(事業継続計画)対策になります。また、書類の紛失や経年劣化も予防できるメリットがあります。
merit 02【検索性の向上】いつでもどこでも
紙書類を電子データ化することで、検索時間の削減につながります。書類を処理するために出社する必要がなく、オフィス以外でも書類の内容確認が行えるようになります。デジタル化した文書の情報を、保存しているクラウドストレージなどに入力して検索すれば、瞬時に特定の書類を見つけることが可能です。
merit 03【コスト削減】オフィスの省スペース化
管理コスト、人件費といったコストを削減できます。クラウド上での書類管理なら、紙代や印刷費用、保管・維持費用の削減、さらには書類を処分するための手間も省けます。紙書類を管理する人件費も含め大幅なコストカットが可能です。電子化サービスを機に過去の資料を廃棄すればオフィスの省スペース化にもつながります。
merit 04【企業価値の向上】法改正への対応
2024年1月から電子帳簿保存法の改正により、電子取引のデータ保存が完全義務化されました。e-文書法やインボイス制度(2023年10月開始)など、書面(紙)の電子データ保存に関係する法律はさまざまあります。法令に則り適切に文書管理を行うことは、コンプライアンス遵守による企業価値の向上も期待できます。
よくある質問
電子データ化したい書類の量が多く、発送することが難しいです。
BODではスキャニングする対象書類の整理や仕分け、発送業務からお手伝いさせていただきます。どうぞご相談ください。
スキャンされた書類のデータはどのように納品されますか？
BODでスキャンしたデータはお客様のご要望に沿う方法で納品いたします。DVDやUSBメモリーなど外部記録装置での納品、URL経由のダウンロード方式など幅広い納品方法から選択可能です。
スキャンされた書類は返却されますか？
書類の原本は、お客様のご要望に沿う形で返却いたします。
スキャン後に廃棄する場合には、廃棄証明書をお出しすることも可能です。また、BODの物流センターを利用した書類保管にも対応いたします。
情報漏洩が心配です。
BODは個人情報を適切に扱うプライバシーマーク制度の認定を受けており、安心してご利用いただけます。スキャニング業務は専用の執務室で行い、入退室管理・セキュリティカメラの設置・個人の情報機器及び記録媒体の業務利用及び持ち込みの制限など、徹底したセキュリティ対策を講じております。
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BODの「スキャン代行サービス」なら、大量の紙資料をスキャン／PDF化するだけにとどまりません。日々発生する書類の仕分けから、スキャン後のリネーム、データ加工・連携まで一連の流れとして代行可能です。お客様の大切な「情報資源」は、万全のセキュリティ環境で電子データ化し、ペーパーレス推進、DXへの伴走支援を承ります。
こんなお悩みは、BODの「スキャン代行サービス」で解決！
省スペース化には、過去書類を電子データ化して原本処分というスポット対応はもちろん、毎月発生する一定量の書類を取りまとめてスキャン／データ化する「継続的なスキャニング代行」もおすすめです！
スキャン前の書類の仕分け、スキャン後のデータ処理など、面倒で手間のかかる作業もBODが一括サポート！
| 電子帳簿保存法の対象書類 （国税関連の書類） |
各種契約書｜預り証｜借用証書｜預金通帳｜見積書｜検収書｜申込書｜注文書｜請求書｜領収書｜レシート など |
|---|---|
| e文書法の対象書類 （上記 電帳法以外の法的な書類） |
会計帳簿｜証憑書類（相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書、領収書等、および自己の作成したこれらの書類の写し）｜営業報告書｜財産目録｜事業(業務事務)報告書｜付属明細書｜組合員(会員、加入員)名簿｜議決権行使書｜規約等｜資産負債状況書類｜社債権者集会議事録謄本｜社債原簿謄本｜総会議事録(創立総会含む)｜取締役会議事録｜定款 |
| 一般文書 | 各種申請書｜検査証｜仕様書｜作業手順書 など ＜営業＞ 営業の提案資料｜会議の議事録｜会社案内｜商品カタログ｜業務マニュアル｜各種申込書 ＜総務＞ 点検票｜各種報告書｜保証書｜名刺｜アンケート｜チェックシート｜各種マニュアル｜書籍 など ＜人事＞ 求人票｜履歴書｜経歴書｜職務経緯書｜社内規定 |
| その他 電子化可能な書類・画像 |
＜図面＞ 機械設計図｜設備図｜建築図面 など ＜広報＞ 広報誌｜会報誌｜新聞・雑誌｜各種パンフレット｜イベントのチラシ ＜その他＞ 各種レポート｜はがき｜写真マイクロフィルム｜絵画｜楽譜 など |
※スキャンの対象となる書類、画像は一覧の通りです。一覧にない書類については、ご相談ください。
２）BODにて、申込書の仕分け作業
（例：新規契約申込書、退会申込書、継続申込書など種別による分類）
３）仕分けられた分類に従ってスキャンし、PDF化
４）指定の命名方法に基づき、データファイルに命名(リネーム)
５）データ加工
（例：新規申込書のみ顧客情報[氏名・住所]を抽出しデータ作成）
６）電子データをご指定の方式にて納品、書類の原本一式を返却
２）BODにてスキャンし、PDF化
３）年度ごとにデータファイルを仕分け、命名(リネーム)
４）電子データをご指定の方式にて納品
５）書類の原本処理
各人事書類ごとに法令で定められた保管期間に基づき分類
６）保管期限内の書類をBODの物流倉庫にて保管の手配
７）当時点で保管期間の過ぎている書類は廃棄処分の手配
２）BODのスタッフが現地調査を実施
３）必要機器をご指定の場所に搬入
４）ご指定の作業場所にてスキャン／電子化処理を実施
要件ヒアリング
現在ある書類の内容や量、スキャニングで電子化/PDF化する書類、保管状況についてヒアリングします。ヒアリングさせていただく内容は、主に下記の5点です。
・書類の種別
・書類のボリューム・量
・ご条件（ OCR等オプション、原本の処理 ）
・納品スケジュール
・ご予算
現地調査
スキャニングで電子化/PDF化する書類の原本は、必要に応じて書類保管の現地にて確認いたします。
条件・各種オプション確認
電子データ化した後のファイルの命名方法、書類の原本処理、仕様などの条件、電子データ化にかかる期間、OCR処理などオプションサービスについての確認を行います。
お見積り・ご契約
ヒアリング、現地調査の内容を精査し、作業フローを構築後、お見積りを提示いたします。ご提案したスキャニングプランを検討いただき、料金・内容にご納得いただいたうえで、契約となります。スキャンサービスを初めて利用されるお客様にもご安心いただけるよう、万全のサポート体制をお約束いたします。
運用開始
ご契約後、電子化/PDF化する書類の原本をご送付ください。お預かりした書類の原本は厳重なセキュリティ対策が施された環境下にて管理いたします。お客様のご希望に沿う条件にて、スキャニングサービスの運用を開始します。
納品
スキャニングが完了した後は、DVD・USBメモリー・URL経由のダウンロード等、ご要望の形式にて電子データを納品いたします。書類の原本は、速やかにご返送いたします。原本の保管、廃棄をご希望の場合は、所定の処理を行います。
「一定量の申込書類をスキャンしないといけないのですが、通常業務が忙しく手が回っていませんでした。BODに依頼してからは、必要な書類の仕分けとリネームもセットでしていただいたので、滞納することがなくなりました！」
「スキャンだけを行っていただけるのかと思っていました。実際には、スキャン後のデータ加工など事後作業もまとめてお願いできたので助かりました！ その後の作業がしやすいように仕組みを作っていただけたので、業務効率化出来ました。」
「大量の過去書類が事務所内にあり、執務場所を圧迫していました。スキャニング後に書類の原本保管を依頼できたので、執務スペースの確保ができました！」
「スキャンする前の、書類の仕分けや枚数確認、ホチキスを外すといった”名もなき作業”に費やす時間が多く、面倒に感じていました。書類の仕分けからお願いできて本当に助かりました！」
アウトソーシングするメリット
スキャン後に廃棄する場合には、廃棄証明書をお出しすることも可能です。また、BODの物流センターを利用した書類保管にも対応いたします。
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